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個人Gmail信箱與Google Workspace(Gmail公司電郵)的差別

個人Gmail信箱與Google Workspace的三大差別

Google Workspace為Google專為企業設計的雲端辦公套組,其中包含Gmail公司電郵,又稱作Gmail企業版、Gmail公司電郵、商用Gmail、Google公司電郵等。對企業用戶來說,比起個人版Gmail,Google Workspace在管理、協作及安全性方面有更突出的便利與優勢。下文將為您比較個人Gmail與Google Workspace帳號的三大差別,讓您在選擇使用版本時有更多參考依據。(延伸閱讀:Google Workspace是什麼呢?Google Workspace 介紹)

取得Google Workspace資料

個人Gmail信箱與Google Workspace的差別一

個人Gmail無法管理、Google Workspace提供後台統一管理

個人Gmail信箱與Google Workspace公司電郵最大的差異便在於Google Workspacee資源為企業所有,因此擁有所有帳號的最高管控權,可以管理帳戶中所有的數據及資料。

個人Gmail信箱則是由個別使用者所有,公司無法管理個別員工的信箱帳號。因此當有職員離職時,該職員帳號累積的所有檔案與資料便有可能跟著一起「離職」。像是使用員工個人Gmail帳號所申請的各項Google服務(如Google Analytics、Google AdWords等)如果員工離職後自行變更個人帳密,那企業將再也無法存取和進行業務管理,只能重新申請。

相較之下,Google Workspace公司電郵每個帳號底下的檔案都能夠被保存在後台之中,管理員也可以透過資料遷移的功能,將特定帳號的資料轉移至新職員的帳號下,資料的留存與安全將不再因人員異動有所影響。

  個人Gmail Google Workspace(企業版Gmail)
產品定位 個人使用 企業使用
帳號所有權 個人用戶 企業單位
帳號資料存取權 擁有帳密的使用者 企業後台的管理者
資料存取的共享權限 需要帳號擁有者的同意並開放 擁有所有資料檔案的存取權
因人員異動喪失個別帳號存取權時 喪失與該帳號有關的所有資料、服務的存取權,只能重新建立與申請 資料可由管理員進行保存或轉移,使用中的服務也可繼續存取

個人Gmail信箱與Google Workspace的差別二

個人Gmail為免費使用、企業用Google Workspace需要付費使用

個人Gmail信箱是免費申請使用,Google Workspace公司電郵則是需要付費使用(想了解更多費用資訊請參考香港地區Google Workspace費用表)。相較於免費的個人Gmail,Google Workspace提供許多專為企業設計的協作與管理功能,以下為Google Workspace獨有的功能說明:

郵件地址名稱是專屬的「~~~@企業網域名稱.com」,而非一般Gmail使用者的「~~~@gmail.com」

Google Workspace公司電郵可以讓使用者用不同網域名稱的email來收發信件。若是集團旗下有不同子公司,而每個子公司各有不同的域名,Google Workspace使用者便可以切換域名來發信。而單一帳號最多可以設定600個不同的網域名稱(如果想了解網域相關資訊歡迎參考網域設定常見問題、一定要有網域才能使用公司電郵嗎?)。

Google Workspace提供「管理者控制台」,個人Gmail信箱則無此功能

「管理者後台」讓管理員帳號能夠管控不同使用者的帳號權限。像是可以設定僅限業務部門才能跟企業外部人士(客戶、廠商等)進行檔案的分享與傳輸,如此一來內勤或行政部門的人員便不具有對外分享檔案的權限。

提供客服電話與信箱的支援服務

使用Google Workspace的管理者可以藉由24小時的英文客服電話或線上支援來解決使用上的問題。而如果您是透過正式代理商購買的話,則可以享有代理商所提供的額外支援服務,如中文客服電話等。(請參考選擇 Google Workspace 代理商的考量

Google Workspace享有更多的使用容量,升級帳號還可享無限容量

個人Gmail信箱可免費使用的雲端硬碟容量上限為15GB,相比最初階的 Business Starter版本帳號的話,單一帳號容量上限30GB,多出免費版本一倍的容量。若是使用其他版本如Standard或Plus版本,則分別擁有2TB、5TB容量。

Google Workspace不只提供信箱服務,還提供多種雲端辦公協作服務

Gmail僅是Google Workspace公司電郵眾多服務之一,除此之外更有Google行事曆、Google雲端硬碟、Google試算表、Google文件、Google簡報等,將近有超過50項的雲端應用程式可以供您使用,且不需要收取任何額外費用。

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個人Gmail信箱與Google Workspace的差別三

Gmail為個人所用、Google Workspace是為企業而生

除了可否統一管理、付費與否之外,個人Gmail與Google Workspace公司電郵最大的差異便是一開始的設計出發點就不同:個人Gmail的設計初衷是滿足個人使用;而Google Workspace則是從企業、團隊協作的角度出發。

因此免費的個人Gmail信箱並沒有管理團隊成員的功能,檔案的共享也僅限在個別用戶之間。使用個人Gmail希望分享檔案給多名對象時,必須要一個一個去輸入並設定每位對象的檔案存取權限。若今天公司是5人團隊,則必須在要分享的檔案中輸入4次其他成員的信箱。以此類推,當公司人數越多,協作分享的作業就會越耗時也越麻煩。

個人Gmail

gmail_pc

在使用個人Gmail信箱的情況下,要將雲端檔案分享給4個人,則需要輸入4次不同對象的email信箱,同時個別調整權限。

Google Workspace

Google Workspace_pc

使用Google Workspace共用檔案的話,同個網域內的所有同仁皆已預設有閱覽權限。需要調整的話也可透過下拉式選單來指定所有或特定同仁的權限範圍。

今天如果是員工人數較多的公司,將個人Gmail信箱當作公司電郵來使用的話,在團隊協作上可能會遇到許多不方便的地方。然而,使用Google Workspace公司電郵的話,所有雲端檔案的存取權限皆可預設為公司全體共有。

由於設計概念的差異,使得Google Workspace公司電郵在內部權限調整、資訊能見度以及檔案共享協作上,比起個人Gmail信箱有著更為彈性與安全的優勢。此外,Google Workspace公司電郵能夠創建共用的群組信箱,每天至多可發送2,000封信。對於有大量發信需求的企業單位來說,也更加便利。

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