Google Workspace專用的企業內部「共用通訊錄」功能分享

公司內部沒有可供統一使用的通訊錄目錄，無法有效佈達共通的聯絡資訊給網域內成員很麻煩嗎？

如果您是 Microsoft Office 或 Lotus Notes 的使用者，或許都有使用過內建的通訊錄的功能，而 Google (Google contacts) 目前提供的通訊錄功則限制在個人使用、無法讓網域內使用者統一。但其實 Google 也有提供整個網域底下使用的通訊錄功能，只不過是以 API 方式開放，因此使用者如果無法自行摸索開發的話，便需要付錢請人協助開發。

為了解決 Google Workspace 用戶無法共用外部聯絡人的不便，TS Cloud 自行開發，並免費開給所有 Google Workspace 用戶使用。

Google Workspace 管理員使用教學三部曲：

1. 申請方式教學
2. 列出所有聯絡人教學
3. 上傳/更新/刪除聯絡人教學

I. 共用通訊錄的申請方式

1. 開啟TS Cloud 共用通訊錄
2. 點擊「檔案」>「建立副本」
3. 在副本的列表中找到「共用聯絡人」，並點擊裡面的「申請 Google 表單」>「申請 Google 表單」
4. 登入帳戶授權存取您的 Google 帳戶
5. 請再次點擊「共用聯絡人」裡的「申請 Google 表單」>「申請 Google 表單」
6. 當您看到申請成功的訊息，就代表申請完成。

II. 將所有聯絡人列出到共用通訊錄

授權啟動 API

1. 點擊「共用聯絡人」裡的「啓動API」
2. 點擊「授權」按鈕
3. 選擇與申請 Google 表單時相同的管理員帳戶
4. 點擊「允許」 Google 存取您的帳戶
5. 授權成功

列出帳戶中的所有聯絡人

1. 點擊共用聯絡人內的「列出所有共用聯絡人」
2. 系統會跳出訊息詢問是否要列出所有的共用聯絡人資料，請點擊「確定」
3. 所有聯絡人資料會列出在「下載列表」分頁中

III. 上傳/更新/刪除聯絡人教學

上傳聯絡人

1. 前往「資料模板」分頁填寫聯絡人資料
2. 確認聯絡人資料無誤後，請點擊共用聯絡人內的「上傳所有共用聯絡人」
3. 系統會跳出訊息詢問是否上傳所有共用聯絡人資料，請點擊「確定」
4. 電腦畫面右下角若看到「此次共上傳X位聯絡人~」的訊息，即代表上傳成功
5. 請點擊共用聯絡人內的「列出所有共用聯絡人」
6. 系統跳出的訊息框，請點擊「確定」
7. 聯絡人上傳完成

更新聯絡人資料

1. 請點擊共用聯絡人內的「更新所有共用聯絡人」
2. 在搜尋欄內輸入欲更新的聯絡人電子郵件地址，點擊「搜尋」
3. 依照需求更改內容，完成後點擊「更新」
4. 若您看到聯絡資訊已成功更新的訊息，請點擊「OK」，並關閉編輯表單
5. 執行「列出所有共用聯絡人」的步驟
6. 更新完成

刪除聯絡人

1. 請將所有聯絡人資料，並貼到「資料模板」分頁中
2. 在資料模板中刪除不需要的聯絡人欄位
3. 請點擊共用聯絡人內的「刪除所有共用聯絡人」
4. 系統會跳出訊息詢問是否刪除所有共用聯絡人資料，請點擊「確定」
5. 完成後，電腦畫面右下角會出現「刪除完成」的訊息
6. 執行「上傳所有共用聯絡人」的步驟
7. 執行「列出所有共用聯絡人」的步驟
8. 刪除完成