最詳細的 Google Workspace 功能介紹，活用方法及厲害之處一次告訴您

專欄發布日期：2023.04.06

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企業版 Google Workspace 是什麼？
企業版 Google Workspace 功能介紹
企業版 Google Workspace 的主要功能及活用方法
企業版 Google Workspace 版本介紹
企業版 Google Workspace 比其他辦公軟體更厲害的地方
TS Cloud 幫助企業快速導入企業版 Google Workspace

Google 的辦公軟體「Google Workspace」有許多便利的功能，具體來說企業版 Google Workspace 功能有哪些？與其他辦公軟件比較又有哪些優勢？下方為您一一介紹。

企業版 Google Workspace 是什麼？

Google Workspace 是 Google 開發的商用雲端辦公軟體，有 Gmail、Google 雲端硬碟、Google Meet 等多項應用程式。無論身處何地，都能與夥伴們透過雲端同步工作。伴隨遠端辦公的普及與現代工作型態的改變，Google Workspace 成為現代工作不可或缺的工具。

企業版 Google Workspace 功能介紹

企業版 Google Workspace 作為商用雲端辦公軟體，具體來說有哪些好用的功能呢？

① 電郵地址顯示企業網域

企業版 Google Workspace 的帳戶可使用顯示企業網域的電郵地址，能提升客戶對信件的信任感。免費版 Google 帳戶雖然也有電子信箱，但可能會影響企業給使用者的專業度及信賴感。

② 雲端硬碟有更多儲存空間

免費版 Google 帳戶的雲端硬碟容量為15GB，升級至企業版 Google Workspace 即可增加容量上限。雖然依照購買的版本不同，可增加的容量上限不一，但每1名使用者可以增加至30GB～5TB，與免費版相比多出更多儲存空間。

③ 遙距辦公輕而易舉

所有 Google Workspace 功能皆在雲端操作，故只要有網路無論是居家或遠端辦公都沒有問題。如您常因不去公司就無法查找資料而煩惱，推薦一定要試試 Google 雲端辦公軟件。

④ 針對不同功能強化安全性

免費版 Google 帳戶無法對使用者進行密碼長度或安全性的管控，升級至企業版 Google Workspace 後，除可要求使用者使用高強度密碼，還能過濾垃圾信及廣告信等。除此之外，企業版Google Workspace 還有許多在標準安全性上進一步強化的功能。例如：

當收到可疑信件或裝置遭駭入時，會立即收到系統警告通知
事先過濾垃圾信件
遠端封鎖裝置登入帳戶

另外，管理員可以強制要求使用者設定帳戶兩步驟驗證，防止帳戶遭到盜用或帳戶接管的問題。

⑤ 可追加管理員功能

企業版 Google Workspace 提供只有具管理員角色可進入的管理控制台，透過控制台可以統一管理企業的所有使用者。

Google 雲端硬碟裡的資料，雖可隨時使用智慧型手機、電腦等裝置編輯，並可限制只有特定人員可存取資料，但還是存在誤將URL洩漏的風險。因此不推薦企業將資料檢視、編輯權限分散交由不同員工管理，會降低安全性。使用企業版 Google Workspace 可明確指派管理員，管理所有資料的存取權限。

企業版 Google Workspace 的主要功能及活用方法

下面為您介紹企業版 Google Workspace 的主要功能及活用它們的方法。

【Gmail】阻擋99.9%的垃圾信件
【Google 雲端硬碟】大容量的線上儲存空間
【Google 日曆】團隊、組織之間可共用的日曆
【Google 文件、試算表、簡報】工作必備的工具一次備齊
【Google Meet】無論在哪都能安全地進行視訊會議
【Google Chat】順暢溝通的即時通訊平台
【Google 表單】製作問卷及蒐集回答更簡單
【Google 協作平台】不需專業IT知識，都能輕鬆創建網站
【Google Keep】電腦或手機都能使用的備忘錄功能
【管理控制台】通過集中管理加強安全性來保護您的企業

【Gmail】阻擋99.9%的垃圾信件

Gmail 是 Google 提供的高安全性電子信箱服務，所有的信件保存於雲端，同時具備信件搜尋功能。強大的垃圾信件篩選機制可以為使用者阻擋超過99.9%的垃圾郵件、網路詐騙和惡意攻擊，最適合企業使用。

活用 Google 介面上的側邊面板，即可在同一畫面中同步確認日曆、待辦事項，無需再切換分頁，工作效率也會隨之提升。

詳細介紹：付費版 Gmail 的好處、功能特色及價格完整介紹

【Google 雲端硬碟】大容量的線上儲存空間

Google 雲端硬碟是 Google 提供的雲端檔案儲存空間，將資料保存在網路上，一份資料可由多位使用者共同擁有。即便檔案存取權僅由某一位使用者擁有，依舊可與他人同步編輯。另外，Google 雲端硬碟可針對不同使用者設定檢視、編輯權限。

使用 Office 製作的資料只要上傳至 Google 雲端硬碟，也能使用 Google Workspace 厲害的「同步編輯」功能，立即線上編輯、存檔、分享。

詳細介紹：Google 雲端硬碟（Google Drive）是什麼？使用的好處及價格？

【Google 日曆】團隊、組織之間可共用的日曆

Google 日曆是 Google 以企業為出發點所設計的整合式線上日曆，可依團隊需求作為資源管理與安排的工具。可在自己的日曆畫面查看同事的預定行程，幫助加速預定會議的時間。若為多人會議，還能自動顯示同一機構網域中員工空閒的時段。

另可為會議室設定日曆資源，員工就能即時確認會議室能否使用，亦能提前預約。最後，只要開啟 Gmail 通知功能，就能在一天的開始確認當日行程，更加活用 Google 日曆。

詳細介紹：Google 日曆是什麼？使用的好處？

【Google 文件、試算表、簡報】工作必備的工具一次備齊

Google 文件、Google 試算表、Google 簡報提供多人同時線上編輯，並能自動儲存。

通過活用「指派」功能，在檔案任一處指派給特定使用者或是留下評論，而被指派的使用者會收到系統發出的自動通知信，無需再逐一通知聯絡，讓作業流程更有效率。

【Google Meet】無論在哪都能安全地進行視訊會議

使用Google Meet 並不須安裝任何軟體就能進行線上視訊會議。您可在 Google 日曆上預約會議並發送通知，使用者即可收到會議連結的邀請信，簡單開始視訊會議。

Google Meet 除了有錄影、白板功能外，在不中斷視訊的情況下，您可在會議期間進行投票及 Q&A。使用者可以自由發問問題，若其他參與者有一樣的問題可以點擊認同，讓會議主持人能針對共同問題給予答覆。

詳細介紹：Google Meet 是什麼？使用的好處？

【Google Chat】順暢溝通的即時通訊平台

Google Chat 是企業可安全地進行一對一或多人的即時通訊平台，創建獨立群組（空間）及對話串，可用於追蹤專案進度。每個群組的人數上限最多可達8,000名，推動大型專案時務必活用此功能。

溝通期間如想直接視訊討論，從聊天畫面中即可發起「Google Meet」視訊會議，無需另外寄送視訊連結，工作更方便。

【Google 表單】製作問卷及蒐集回答更簡單

Google 表單是輕鬆製作問卷調查的線上工具，只需輸入文字、選擇問題類型（簡答題、單選題、複選題等），就能完成一份問卷。

問卷的答覆會自動整理在 Google 試算表，大幅縮短統計、整理答案的時間。通過權限設定，Google 表單可以是內部限定的問卷調查，也能是開放外部填寫的聯絡表單。

並且 Google 表單可依照使用者的回覆，引導至不同的問題。比如說「如在問題1選擇①，則繼續前往問題2作答；如選擇②則請跳到問題3作答」的情況下，只要設定「根據答案前往相關區段」，即可自動將選擇②的使用者直接帶往問題3，無需額外說明或動作，即可確保使用者順利作答到最後一題。

【Google 協作平台】不需專業IT知識，都能輕鬆創建網站

有了 Google 協作平台，即便不懂 HTML、CSS、Javascript 這些專業知識，也能簡單製作網站。您可從範本庫中選擇喜歡的設計，也能串連 Google 雲端硬碟的資料。

Google 協作平台一樣可以通過設定檢視、編輯權限，管理可查看網站的人。如希望只有企業內部知道連結的使用者查看，請在共用設定中選擇「知道連結的使用者」或「企業名稱」，並點擊”完成”按鈕，該名使用者登入 Google 帳戶後就能查看協作平台。因此，Google 協作平台也很常被用作企業入口網站或學校的校友專用網站使用。

【Google Keep】電腦或手機都能使用的備忘錄功能

Google Keep 是可以離線使用的備忘錄，還具備提醒、標籤及自動將語音轉換成文字的功能，故可作為作業管理工具使用。更好的是 Google Keep 的備忘錄並不會被計算在容量內。

「擷取圖片文字」是 Google Keep 便利的功能之一，如圖片內有文字、符號，即可一鍵擷取文字，將其轉換為備忘錄的內容。

【管理控制台】通過集中管理加強安全性來保護您的企業

Google 管理控制台可以管理所有 Google Workspace 服務，例如增加／刪除使用者、付款管理、設定安全金鑰、遠端鎖定帳戶都能做到。

管理控制台也能在行動裝置上進行管理，有些企業會分發公司手機給員工，透過行動裝置管理功能，可以管理手機內已安裝的 APP 和監控與留存帳戶活動。

因此，如持有公司手機的業務或經常出差的員工，手機不慎被盜或丟失時，公司亦能立即遠端鎖定裝置，也無需擔心手機被員工用來處理私人事務。

詳細說明：Google 管理控制台是什麼？使用的好處、功能特色及價格完整介紹

企業版 Google Workspace 版本介紹

企業版 Google Workspace 提供多種版本給不同需求的企業挑選，下表為您介紹最多企業使用的6種版本。針對購買20個以上帳戶的企業，有機會獲得更優惠的價格，購買前請務必先與我們聯繫。

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Essentials	Enterprise Standard	Enterprise Plus
年約費用	HK$1,128	HK$1,692	HK$936	HK$1,872	HK$2,163	HK$2,820
Gmail 信箱	V	V	V	X	V	V
Meet 視訊會議	V	V	V	V	V	V
視訊會議人數上限	100	150	500	150	500	500
錄製視訊會議	X	V	V	V	V	V
雲端儲存空間	30GB	2TB	5TB	1TB	5TB	5TB

完整資料請參考：Google Workspace 價格、各版本功能一覽

企業版 Google Workspace 比其他辦公軟體更厲害的地方

隨著遠距辦公的普及，眾多的辦公軟體如雨後春筍般推出，當中，Google Workspace 具以下三個功能佔有絕對優勢。

① 協作功能

Google Workspace 讓使用者能一邊互相確認，一邊同時編輯檔案，因此讓工作更有效率。另外，Google Workspace 提供許多企業必備的應用程式，像是用來製作資料的 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報等工具，不論線上、離線狀態都能編輯、儲存檔案。您只要輸入 URL，即可輕鬆查看其他資料。