Google Sheets Gemini 好用嗎？Google Workspace AI 教學系列 (5)
專欄發布日期：2025.04.02
生成式 AI 已經走進你我每天開啟的 Sheets（試算表）裡，不但能大幅提升作業效率、減少重複性工作，也讓數據分析變得更容易上手。本篇文章將帶您全面認識 Google Sheets 中的 Gemini AI 功能與應用指南。
誰可以使用 Google Sheets（試算表）的 Gemini AI？
對多數 Google Workspace 用戶而言，Sheets（試算表）是日常辦公中最常使用的工具之一。從 2025 年 1 月起，Google 已將 Gemini AI 整合進 Business 與 Enterprise 版本中，只要您所使用的方案為 Standard 或更高級別的版本，便能在 Sheets 裡讓 Gemini 協助您完成更多工作。（🔔 若您為 Starter 版本，是沒有辦法在 Google Sheets 中使用 AI 的，歡迎聯繫專員升級版本）
Google Sheets 加入 AI 的好處與實際應用場景
若能活用試算表中的 AI 功能，不但可以節省手動整理、輸入與分析資料的時間，原本不擅長資料分析的員工也能發掘有價值的洞察，同時也幫助管理者更快速、準確地做出決策。更重要的是，當員工習慣在日常工作中與 AI 協作，將有助於整體組織數位敏捷度的提升。以下是一些常見部門的應用實例：
- 行銷團隊：可以要求 Gemini 協助建立品牌發表會的活動流程表、一週的社群貼文排程表等等，不用從零開始設欄位，幾秒內就能產出草稿。
- 業務與專案管理團隊：可以讓 Gemini 幫忙產出圖表，例如根據月份和營收製作趨勢圖，方便放進簡報中；也能建立 KPI 追蹤表，快速列出相關表格欄位。
- 客服與人資團隊：可用 Gemini 協助建立新進員工的訓練排程表，自動安排時間與主題；也能快速產出問卷分析用的表格架構，幫助客服團隊更有效地整理回饋資料。
- 管理層與決策者：Gemini 會為試算表自動產生摘要，幫助您快速掌握整體內容，也能輸入像是「幫我找出這份資料的趨勢與異常」這樣的指令，立即獲得有意義的數據分析。
如何在 Google Sheets 使用 Gemini AI？
STEP 1. 確認您的帳戶語言
雖然多數語言操作已經能用中文對話，但某些預測與補值功能，目前最佳效果仍在英文內容，您可以考慮是否將 Google 帳戶的語言設定改為英文。
📌 若要更改語言請至 https://myaccount.google.com/u/1/language 新增語言 English（United States），並將其設定為偏好語言。
STEP 2. 再到 Google Sheets 中開啟 Gemini
若您是在電腦上使用，可點擊右上角的「Ask Gemini」（向 Gemini 提問）的按鈕。
STEP 3. 使用 prompt（提示）告訴 AI 您需要什麼協助
什麼是 prompt？
Prompt 就是您要對 AI 下的「指令」，又稱為「提示詞」，透過簡單或複雜的語句來引導 AI 完成任務。由於生成式 AI 的強大如同數位時代的魔法，因此 prompt 也被戲稱為「魔法詠唱」或「咒語」，一個好的 prompt 可以讓 AI 更精準地理解需求，並產出更符合期待的結果。
Gemini 有先列了一些您可能會需要的協助，如果有符合的項目，點擊後底部的輸入框會顯示建議的 prompt，請更改成您想要的內容，然後按 Enter 送出即可。您也可以在輸入框中直接輸入指令後按 Enter，Gemini 便會根據輸入內容產生回應。
如果您滿意 AI 的回覆，可點選「Insert 插入」到表中，不滿意的話則可以選「Retry 重試」。
您也可以點選鉛筆圖示，調整提示語後按「Update 更新」即可重新產出回答。
Google Sheets Gemini AI 有哪些功能？
功能① 提供 Sheets 摘要
當您開啟一份已有資料的 Google Sheets 並啟動 Gemini，右側面板會自動顯示該表格的摘要。您也可以進一步輸入提示，例如「用 5 歲小孩也能懂的方式解釋這張表」，Gemini 就會以更簡單易懂的語言說明表格內容，幫助您快速掌握重點。
功能② 建立表格
📌 適用情境：活動規劃、訓練安排、任務清單等。
可透過指令讓 AI 幫您新增表格。例如「建立一天的團隊活動表」、「建立一份社群行銷追蹤表」。
AI 能夠理解前後文的關係，如果這個表格需要修改，可以新增後續提示，例如「最後加上一欄 負責人」。
功能③ 建立公式
📌 適用情境：KPI 計算、預算報表、轉換率公式等。
舉例來說，您可以輸入「建立一個公式來計算廣告 ROI」，然後再按 Insert 插入。
Gemini 就會幫您寫好公式，並將計算後的數值加在新的一欄。
過去可能要花很多時間撰寫的公式，現在只要將需求描述出來就可以做到，可以省下大量的研究時間。
功能④ 資料分析與洞察
您可以輸入「幫我找出這份資料的趨勢」、「這筆資料能做哪些統計分析？」之類的指令，讓 AI 來為您分析這份資料。
※ 指令越詳細，AI 越能給予理想的回覆。
※ 目前中文交談還不是很穩定，下指令的時候可以要求它「用中文回答」。
※ 如果只需要分析部分數據，可以將儲存格選取起來再下指令（例如選取 A1:B6）。
功能⑤ 建立圖表
⚠️ 目前僅開放給 Google Workspace Labs / Gemini Alpha 使用者。
Gemini 可以根據資料自動建立折線圖、圓餅圖等，例如「建立以日期為 X 軸、金額為 Y 軸的圖表」、「做出這筆花費的圓餅圖」。但比較可惜的是，這些圖片並不是 Google Sheets 內建的互動圖表，是固定的、不會隨著數據變動而更新。
功能⑥ 使用指令編輯試算表
目前僅開放給 Google Workspace Labs 或 Gemini Alpha 測試使用者。如您嘗試輸入相關提示語時，AI 回覆「我目前無法在表格中執行這項操作，但我正在學習。」則代表您的帳戶尚未開啟該項功能，建議耐心等待後續開放。您可以嘗試下列提示語來測試功能是否啟用：
✅ 條件格式設定：如「標示出銷售額小於100的欄位」
✅ 建立下拉選單：如「在 A 欄建立『高、中、低』的下拉選單」
✅ 建立樞紐分析表：如「依照地區計算銷售總額的樞紐分析表」
✅ 資料過濾：如「篩選出銷售大於 $1,000 的資料」
✅ 資料排序：如「將日期欄由新至舊排序」
功能⑦ 直接引用雲端硬碟或 Gmail
無須切換視窗，只要在提示框中輸入指令，例如「幫我整理最近的每月回顧郵件」，Gemini 即可從 Gmail 中提取相關內容進行摘要。另外，您也可以輸入 @，快速展開並選取雲端硬碟中的檔案，再進一步請求 Gemini 幫您彙整、摘要檔案內容，大幅提升資訊整合效率。
功能⑧ 智慧填充（Smart Fill）
當您在儲存格輸入內容時，Gemini 會嘗試偵測欄位之間的邏輯關係，並預測缺漏的內容。例如：
✅ 將客戶意見分類成不同主題：依照前幾筆樣本標示的主題，自動補上後續回覆的分類欄位。
✅ 將地址資料統一格式：將「台北市信義區松壽路」改為標準格式「110 台北市信義區松壽路」。
✅ 從文字欄位中擷取電話號碼：從文字中找出隱藏的手機號碼並填入指定欄位。
📌 注意事項：
– 此功能目前僅支援電腦瀏覽器。
– 此功能目前僅支援英文內容的偵測與建議。
– 表格中需有至少 3 筆樣本資料與 2 個不同的欄位值，AI 才能成功偵測。
– 增強型智慧填充僅支援文字欄位，不適用於數字或日期欄位。
由於 Gemini 仍在持續進化中，功能與使用方式可能會隨時間更新，請以官方網站為準：Collaborate with Gemini in Google Sheets，您也可以輸入「教我怎麼使用公式判斷」、「我要怎麼刪除重複值？」之類的提示語來學習如何善用 Gemini 協助完成各種試算表操作。
當然，我們也要再次提醒您：AI 是輔助工具，不是萬能答案。Gemini 所產出的內容仍建議經過人工檢查，確保資料正確性與業務適用性喔！
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