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在 Google 試算表用 Duet AI 一鍵生成報表

專欄發布日期:2023.09.15

Duet AI For Google Workspace 的出現,讓使用者只需一個指令、一個按鈕,就能產生日程安排表、銷售報表等表格,後續只需自行微調、修改表格內容即可,再也不用從零開始畫表格、調選項,除了省時間,更大幅改善使用者工作滿檔、難以抽出時間進行其他任務的「空白焦慮」。現在就來學習怎麼用 Duet AI For Google Workspace 在 Google 試算表上一鍵完成報表:

用 Duet AI 在 Google 試算表製作報表的兩項事前準備

開始用 Duet AI For Google Workspace 產製報表前,請先準備好以下兩件事:

將 Google Workspace 帳戶語言調整為英文

開始使用 Duet AI For Google Workspace 的第一步,是先將自己 Google 帳戶的偏好語言修改為英文!請進入自己的 Google Workspace 帳戶設定,到「個人資訊」頁面,將「網頁版的一般偏好設定」修改為English(United States)。

將 Google 帳戶語言設定為英文,方能使用 Duet AI

準備英文指令

Duet AI For Google Workspace 目前僅能以英文使用,故下達指令時也須使用英文。如果不是很確定自己的英文能讓 Duet AI For Google Workspace 理解,建議可以自己先用其他翻譯工具(如 Google 翻譯),把自己的指令翻譯成英文後,再下給Duet AI 。

兩步驟在 Google 試算表用 Duet AI 產生報表

讓 Duet AI 運作的英文環境準備好了,目前 Duet AI 看得懂的英文指令也翻譯完成,接下來就是啟動 Duet AI,讓Duet AI 協助建立報表!按照以下兩個步驟,就能順利產出能應用在工作上的表格:

步驟一、對 Duet AI 下達指令

開啟要建立表格的 Google 試算表後,點選介面左上角的表格圖示,開啟 Help Me Organize 功能。

按左上角 Help me organize 功能開啟 Duet AI

指令輸入視窗會出現在介面右方,此時就能把剛才準備的英文指令打上來,讓 Duet AI 幫忙產製表格。在此以「Duet AI內容行銷相關工作細目結構」為例。

輸入完指令後,按下Create讓 Duet AI 建立報表

輸入完畢,按 Create 。

步驟二、確認並調整表格

大概過幾秒鐘, Duet AI 就會協助產出表格了!接下來,確定一下自己是否對 Duet AI 製成的表格滿意,如果覺得OK,按下 Insert ,表格就會正式置入試算表裡,可以開始後續的修改。

產出報表後,按下 Insert 讓 Duet AI 置入試算表

若尚未點選 Create 就點按試算表其他地方,會出現如下圖的訊息,要求使用者確認後,才能繼續編輯。出現此訊息時,請按 Insert 輸入由 Duet AI 產出的表格,或按 Discard 取消產出。

出現確認訊息,需選擇Insert或Discard才能繼續操作 Duet AI

對產出結果不滿意?重新 Create 新表格

如果覺得 Duet AI 沒有讀懂剛才提供的指令,提供錯誤、不合需求的內容,或是 Duet AI 出現 Bug ,該出現在特定欄位的內容跑到別的地方,可以重新打開 Help Me Organize 功能,再按一次 Create,讓 Duet AI重新產出內容,直到一切都符合要求為止。

對產出結果不滿意,按下 Create 讓 Duet AI 重新產出

使用 Duet AI 製作表格的4個注意事項

了解如何使用 Duet AI For Google Workspace 的 Help Me Organize 功能製作表格後,相信各位使用者已經躍躍欲試。在此補充4點利用 Duet AI 產出表格的注意事項:

只能在網頁版 Google 試算表使用

Duet AI 在 Google 試算表的 Help Me Organize 功能,目前僅能於網頁版環境使用,尚無法在手機應用程式使用。

可能發生錯誤,請稍後再試或換個指令

由於 Duet AI 尚在學習,可能會出現 We’re still learning, and can’t help with that. Try another request. 的錯誤訊息。這時建議換個指令給 Duet AI ,或稍後再來操作。

有中文需求者須另行翻譯

Duet AI 目前還不能接受中文指令,也無法產出中文內容。若真的很需要透過中文操作,或有中文內容產出的必要,請搭配 Google 翻譯等工具。

若需要製作新表格,建議在試算表內另開分頁

Duet AI For Google Workspace 的 Help Me Organize 功能,固定從試算表的A1格產出資料,如果使用者在A1或其周邊的儲存格有資料,會被 Duet AI 新產出的表格覆蓋,因此,建議一個分頁只留一個由 Duet AI 製作的表格。若有請 Duet AI 產出新內容的需要,請先在試算表建立新分頁,再來對 Duet AI 下指令。

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