企業郵件地址該如何取得？域名及郵件伺服器的選擇方式介紹
專欄發布日期：2024.10.05
「電子郵件地址」是成立公司時的必需品之一，如您是即將成立公司，或是已經成立但目前使用的是個人版免費電子信箱，本篇將說明及提供企業用電子郵件地址的取得方法、網域名稱以及郵件伺服器的選擇方式等相關資訊。
為什麼企業要擁有獨立的電子郵件地址？
在開始新業務時，電子郵件地址是必需的。雖然可以將免費電子郵件用於業務用途，但由於其與個人使用不同，因此建議在商務場合使用公司獨立的網域名稱。
首先，為什麼公司需要獨立的電子郵件地址呢？
➤理由① 提升對公司的信任感
擁有獨立域名的電子郵件地址可以幫助提升收件者對貴公司的信任感。例如：如果您的合作對象使用免費的電子郵件地址，您可能會疑惑為什麼公司規模的企業是使用 @gmail.com 的信箱在寄信。同樣的許多人不信任陌生的電子郵件地址寄來的信，若使用網域名稱則能讓對方留下一定印象。
此外，為了獲取公司獨立的域名，需要支付費用。如果電子郵件地址設置了獨立的域名，則公司被視為有能力支付費用來獲取域名，這也會提高信任度。
➤理由② 能長期穩定使用
對於免費版電子信箱而言，一旦服務終止，郵件地址就可能無法使用。在繼續業務過程中，無法接收重要郵件會帶來很大的風險。如果您擁有公司域名，則可以避免這種情況，一旦獲得即可長期使用。
➤理由③ 提高公司或產品/服務的知名度
許多公司將公司名稱或代表業務的產品/服務名稱作為域名。獨立的域名可以作為品牌推廣的一部分來提高知名度。此外，將網站地址和電子郵件地址統一也有助於提高知名度。
➤理由④ 保護企業合乎規範
獲取獨立域名的電子郵件地址也會影響組織的合規性。例如：免費電子郵件地址是由個人擁有而不是公司擁有。由於無法強制在離職時進行數據轉移等，因此將個人擁有的免費電子郵件用於業務在規範上是不建議的。
建立獨立電子郵件地址的方法和需要準備的東西
要建立使用公司獨立域名的電子郵件地址，需準備「郵件伺服器」和「域名」。下方整理了準備每個項目的方法。
➤郵件伺服器
作為準備獨立域名的第一步，您需要準備郵件伺服器。郵件伺服器是通過互聯網進行郵件收發的伺服器。該詞通常包括提供程序和位置等，以提供用戶請求的數據。
取得郵件伺服器的三種主要方式
- 租用伺服器
- 使用包含郵件伺服器功能的雲端辦公套件，如 Google 或 Microsoft
- 自行構建和運營郵件伺服器
租用伺服器允許您管理和運營郵件和網站而無需自行擁有伺服器。雲端辦公套件不僅包括電子郵件，還包括線上會議系統和日程管理等各種溝通及協作工具。自建郵件伺服器可以實現與現有系統的自由集成，但考慮到管理和運營的成本和工作量，最好根據自己的情況選擇伺服器。
➤域名
域名可以想成網路上的住家地址。企業使用的郵件地址，域名後面跟隨的部分是獨立域名，通過購買所需的域名可以自由創建電子郵件地址。
例如：mail@公司名稱.com
取得域名的兩種主要方法
- 向租用伺服器或雲端辦公套件的供應商取得
- 向專門販售域名的公司取得
通常可跟郵件伺服器一起取得，但也可以在其他公司取得的域名上進行設置。此外，簽約的伺服器和域名的供應商不同也可以，您能根據手續複雜程度等因素進行考慮。
郵件伺服器的挑選方式
如您不知道該如何選擇郵件伺服器，下面這段將介紹選擇郵件伺服器的方法。
➤費用與品質的平衡
在選擇郵件伺服器時，許多客戶會特別注意費用面的問題。除了每月或每年需支付的金額，還需要考慮初始費用。如您選擇找租用伺服器或雲端辦公套件的供應商購買，應尋找能提供高品質和穩定服務的供應商，同時重視費用和平衡。自建伺服器往往需要支付較高的初始費用和後續的管理費用。
➤可用容量
郵件伺服器的可用容量也是在簽約前需要確認的一項重要內容，根據公司規模，選擇足夠合適的方案，以應對多人使用的情況。
➤安全防護
郵件伺服器的安全性不足可能導致公司信息外泄等問題。即使不是公司自己的責任，低信任度也會帶來很大損害。良好的安全防護是重要的考量因素。
➤支援服務的完整性
如果公司缺乏專業的 IT 人員，則應選擇提供完善支援的公司或計劃，以應對伺服器設置和故障排除。如果只提供手冊支援或郵件支援，則在實際需要時可能會導致延遲，甚至停止業務。選擇提供電話支援的公司將更加安心。
➤郵件以外功能的完善程度
如果您想要除了郵件外的其他功能，那麼考慮導入雲端辦公套件可能是一個不錯的選擇。這樣不僅可以使用電子郵件，還可以使用聊天、視訊會議等各種協作工具。相對於單獨構建每個業務系統，使用辦公套件更經濟實惠且更容易推動公司數位轉型。
決定獨立域名的方法
如何決定獨立域名呢？以下將介紹域名的類型和決定時的要點。
➤主要頂級域的類型
頂級域是指在域名中最後一個點之後的部分。頂級域有各種類型，其中一些知名的有「.com」「.info」「.net」等。例如：「.com」是商業用途的，而「.info」則適用於信息服務等。您可以根據使用情況選擇域名。「.net」易於註冊，可用於網上商店等。 「.com.tw」僅限於在台灣完成稅籍登記者（如公司行號、有限合夥等）才能申請購買，因此信譽很高，是公司郵件地址域名的最佳選擇。
➤選擇的重點
公司名稱常被當作域名使用，但也有越來越多的公司使用品牌名稱或服務名稱。此外，為了考慮易於識別性，域名不宜過長，建議在 5 至 7 個字符之間，使用 2 至 3 個單詞。
員工個人和業務用的電子郵件地址範例
將員工的個人、工作用電子郵件地址分開建立，更容易管理郵件。根據需要創建業務郵件地址，例如 info@（產品資訊）、sales@（產品購買）和 support@（客戶支援）。
範例
- 個人用郵件地址 1：joyce@域名.com.tw
- 個人用郵件地址 2：irene@域名.com.tw
- 業務用郵件地址 1：sales@域名.com.tw
- 業務用郵件地址 2：support@域名.com.tw
Google Workspace 也能使用公司獨立的郵件地址
即使使用 Google 提供的雲端辦公套件「Google Workspace」，也可以使用公司獨立的郵件地址。您可以註冊在其他公司的域名，也可以從 Google 購買域名。
在 Google Workspace 中使用公司獨立郵件地址的好處
下面將介紹在使用 Google Workspace 企業版 Gmail 時的好處。
➤好處① 可以使用公司獨立的郵件地址
個人 Gmail 的域名是「＠gmail.com」，但如果使用 Google Workspace 的付費版本，則會使用獨立的域名。如果集團中有子公司，則即使每個子公司都使用不同的域名，也可以為每個域名設置電子郵件地址。您可以切換域名發送郵件，並且每個帳戶最多可以設置 600 個域名。
➤好處② 安全性高
通過 Google 機器學習模型，99.9% 以上的垃圾郵件、釣魚郵件和惡意軟件等在抵達用戶之前就會被攔截。 Gmail 將標記信任度較低的郵件並移至垃圾郵件文件夾，但您可以自定義警告和檢測威脅郵件。
➤好處③ 還可以使用各種其他功能
Google Workspace 不僅提供電子郵件，還提供各種功能。我們將在下一節中介紹更多詳細信息。
Gmail 功能特色與常見問題完整介紹：Gmail 企業專用的電子信箱
想與 Gmail 一起使用的 Google Workspace 便利功能
我們整理了9個 Google Workspace 主要的便利功能。
➤【Google Drive】可以保存大量數據的線上存儲空間
Google Drive 是一款線上存儲應用程式，可用於在雲端上保存各種數據。存放在雲端硬碟內的檔案可與多人共享，也能共同編輯檔案資料夾。因可針對不用使用者設定權限層級，所以可以限定特定使用者能查看和編輯檔案。
➤【Google Calendar】輕鬆共享行程
Google Calendar 是一個用於管理團隊日程的應用程式。通過顯示團隊成員的日程安排，可以更容易地可視化空閒時間並輕鬆安排會議。如果成員的帳號在同一網域內，還可以自動查找所有成員的空閒時間。此外，您還可以為所有日曆事件設置提醒，並通過電子郵件通知待辦事項清單。
➤【Google Docs、Sheets、Slides】易於日常業務使用的工具
Google Docs 用於文檔，Google Sheets 用於表格，Google Slides 用於制作演示文稿。這些工具支持多人同時編輯，編輯的內容會自動保存。此外，對於 Google Docs、Google Sheets 和 Google Slides 的特定部分，您可以標記指定成員並留下註解。被標記的人將自動收到郵件，因此不用另外使用通訊軟體聯繫，也能與協作者順暢溝通。
➤【Google Meet】具有便利功能的線上會議工具
Google Meet 是現在不可或缺的遠距工作視訊會議工具。它既不需要在電腦安裝軟體，也不用手動更新。Google 不定時自動更新以保持最新狀態。此外，Google Meet 通過生成專用的加密密鑰來保持安全性，您可以放心地進行線上會議。
➤【Google Chat】實現順暢溝通
Google Chat 是一個支持 1 對 1 到群組交流的消息平台。通過為每個項目創建專用房間（空間），您可以將對話線程化並進行管理，例如進度跟蹤和諮詢。每個專用房間（空間）最多可容納 8,000 人，因此在進行大型項目時也很方便。根據需要，您還可以從 Google Chat 直接邀請到 Google Meet 進行實時會議，從而無需發送 URL 即可輕鬆召開會議。
➤【Google Form】製作問卷調查、收集回答輕鬆簡單
Google Form 是一個問卷調查工具。只需在文本框中輸入問題，然後為每個問題選擇回答格式（例如描述性、複選框、單選框）即可立即創建調查表單。調查結果將匯總到 Google Sheets 中，從而提高了統計工作的效率。由於可以編輯共享設置，因此也可以用作面向外部的查詢表單，可以在各種場景中使用。
➤【Google Sites】任何人都可以輕鬆創建網站
Google Sites 是一個用於創建網站的工具。即使沒有 HTML、CSS、JavaScript 等專業知識，也可以輕鬆創建網站。您還可以從豐富的模板中選擇喜歡的設計。由於可以僅限組織內的用戶進行公開，因此也可以用作組織內專用網站，如內部門入口網站。
➤【Google Keep】支援電腦和行動裝置的筆記功能
Google Keep 是一個離線和在線均可使用的筆記工具。它還具有設置提醒和標籤編輯功能，因此除了筆記之外，還可以用於任務管理等其他用途。您還可以將語音自動轉換為文本進行記錄。Google Keep 創建的筆記不會計入數據配額。
➤【Admin Console】通過集中管理來增強安全性
Google Admin Console 是管理員管理 Google Workspace 所有使用者的功能。您可以管理使用者帳戶、新增群組、監控和保留監控日誌、設置安全功能、管理應用程式等。
只要有網路設備，就可以在瀏覽器執行所有監控操作。由於還可以管理移動設備，因此如果企業有提供員工公司機，則可利用移動管理功能來查看應用程式管理和訪問日誌等移動報告。
在創建公司郵件地址時，也將 Google Workspace 納入評估吧！
在創建公司郵件地址時，建議考慮購買專有域名，考量公司的信譽、合規性和安全性等因素。如果考慮到伺服器準備和與業務工具的集成等問題，也可以將 Google Workspace 作為一個選項。
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