用 AI 自動化資料輸入！全新 Google Sheets 擴充功能 AI Data Extract
專欄發布日期：2024.08.09
您是否也經常遇到「要輸入大量資料耗時又費力」、「擔心資料 Key 錯」的困擾呢？ 現在已進入可將資料輸入工作交給 AI 的時代了。只要利用 AI 就能快速且準確地完成大量資料輸入。
本文將為您介紹 TS Cloud 開發的 Google Sheets AI 擴充功能「AI Data Extract」。這是一款能夠自動化資料輸入工作的利器。下文會詳細說明 AI Data Extract 的功能、使用方法和價格。讓我們一起大幅縮短人工輸入資料的時間，實現工作效率化吧！
能自動化資料輸入的 AI Data Extract 是什麼？
AI Data Extract 是 TS Cloud 運用 Google Vertex AI、Vision AI 和 Document AI 技術，原創開發的 Google Workspace 擴充工具。 它可以讀取 Google 雲端硬碟資料夾內的資料，自動將所需項目輸出到指定的 Spreadsheet 中。您可以從 Google Workspace Marketplace 免費安裝 AI Data Extract。
AI Data Extract 能做什麼？
AI Data Extract 可以讀取各種文件，如圖片或 PDF 等檔案，從檔案中擷取必要的資料一次性輸出到 Spreadsheet 中。以下列舉三個應用實例：
人資部門
AI 自動識別不同格式的履歷表，僅將必要資訊輸出到 Spreadsheet 中，人資可以快速進行統計或篩選。
業務人員
只需拍照上傳收到的名片，透過 AI 輕鬆將客戶資料數位化。
會計部門
由 AI 自動化處理發票，大幅減少手動輸入發票明細的時間和錯誤。
AI Data Extract 的使用方法
接下來，讓我們來解說具體該如何使用 AI Data Extract。這裡我們會說明如何將照片格式的名片資訊輸出到 Spreadsheet 的步驟。
這個工具看起來真的很方便呢！不僅可以節省大量的時間，還能減少人為錯誤。對於需要處理大量文件和數據的部門來說，絕對是個好幫手。特別是在人資、業務和會計這些經常需要處理大量文件的部門，更能發揮它的優勢。
步驟1：前往 Google Workspace Marketplace 安裝「AI Data Extract」
- 登入 Google Workspace 帳號
- 點擊畫面右上角九個點點的圖示 >「更多 Google Workspace Marketplace 應用程式」
- 在搜尋欄輸入「AI Data Extract」> 點擊安裝
※若您的帳號角色為管理員，您可選擇為整個組織安裝或只在個人帳戶安裝。
步驟2：在 Google Sheets中開啟 AI Data Extract
開啟 Google Sheets，點擊「擴充功能」＞「AI Data Extract」＞「Show Admin Sidebar」，AI Data Extract就會顯示在右側。
如是第一次使用 AI Data Extract，請跟著下方的「初次使用」的步驟操作。第二次開始，您就能跳過初次使用的教學步驟，直接跟著下一段的「開始使用 AI Data Extract」進行操作。
初次使用
- 當以下畫面出現時，請點擊「Authorize」。授權存取帳戶後，您會看到「Authorization successful. You can close this window and open the AI Data Extract APP now.」的畫面，就能關閉視窗並再次開啟 AI Data Extract。
- 回到 AI Data Extract 後，會看到以下畫面，請點擊「OK」
開始使用 AI Data Extract
點擊右側畫面中的「QUICK START」
步驟3：輸入文件類型和欄位名稱
填寫想輸出的文件主題及項目名稱。
- Identify Document Type：輸入 AI 要處理的文件類型（例如：發票、名片、履歷表等）。這裡輸入的內容將成為輸出的 Spreadsheet 名稱。如果要處理多種文件，建議為每種文件類型創建單獨的Workflow。
- Customize Extraction：輸入想要輸出的項目名稱（例如：公司名稱、姓名等）。可透過「ADD NEW COLUMN」新增更多欄位，完成後點擊「SAVE」。
※ 項目名稱除了中文，也能用英文、日文等其他語言輸入
步驟4：確認存放檔案的資料夾
稍等片刻後，畫面會跑出「Google Drive folder」和「Spreadsheet」，此時您的雲端硬碟中已自動建立資料夾。點擊「OPEN」後，裡面會有「archive_file」和「error_file」兩個資料夾。
步驟5：上傳檔案到資料夾
將您想要輸出資料的檔案上傳到剛才自動建立的資料夾中，AI會自動讀取資料夾內的文件。
步驟6：執行檔案讀取
檔案上傳完成後，請回到 Spreadsheet 點擊「RUN NOW」執行讀取。
步驟7：開啟輸出的 Spreadsheet
- 看到 Processing… 的畫面後，請點擊「OK」。
- 點擊 Spreadsheet 的「OPEN」，就能開啟輸入資料的 Spreadsheet。
偶爾 AI 在讀取資料時，可能有判斷錯誤的情形，因此請務必確認輸入後的資料是否正確，若有誤需手動修正。另外，無法成功讀取的文件會自動移到「error_file」的資料夾中。
AI Data Extract 的價格
AI Data Extract 採用加值制，最低加值金額為 29 美元（約 HK$226）。您可以根據需要讀取的檔案量，來選擇要「Light」、「Medium」或「Premier」方案。使用時不需要特別簽約，並且您可以只在需要用的時候再加值就好。目前也有提供免費試用，歡迎您來試試看喔！
| 儲值方案 | Free | Light | Medium | Premier |
|---|---|---|---|---|
| 價格(USD) | $0 | $29 | $49 | $79 |
| 可用額度 （資料輸入次數） |
20 | 200 | 500 | 1,000 |
| 平均每次單價 | 免費 | $0.15 | $0.10 | $0.08 |
※ 線上儲值請至 AI Data Extract 網站：https://tscloud.work/zh-hant/purchase
關於 AI Data Extract 的 Q&A
Q. 支援哪些文件格式（文件副檔名）？
支援GIF、PNG、BMP、WEBP、JPEG、PDF格式。
Q. Google AI 讀取資料時會學習嗎？
不會。Google AI 讀取資料時，資料並不會被 AI 保存，只會輸出到您的 Spreadsheet 中。敝公司只會保留 Account Wise 的資料（網域名稱、Email、處理數量），請放心使用。
Q. 設定的欄位名稱可以使用繁體中文嗎？
只要是 Google Vertex AI 支援的語言就可以使用，因此也支援繁體中文。
Q. 安裝後會佔用 Google 雲端硬碟的容量嗎？
擴充工具本身不會佔用 Google 雲端硬碟的容量，但上傳到 Google 雲端硬碟的檔案和輸出資料的 Google Sheets 會佔用雲端硬碟的容量。
Q. 使用時遇到問題或有困擾，該聯繫誰呢？
如遇到問題請與我們聯繫。
想要用 AI Data Extract 提升工作效率嗎？
本篇為您介紹了 AI Data Extract 這個能用 AI 進行資料輸入的 Google Workspace 擴充工具，讓以往手動輸入所需的時間可以大幅縮短。歡迎您使用試用版，體驗最先進的 AI 技術！
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