企業版 Google Workspace 申請及導入全解說
專欄發布日期：2022.04.27
本篇是關於如何順利申請企業版 Google Workspace ，申請前需要做哪些事前準備，以及需具備哪些條件，同時說明企業版 Google Workspace 初期設定的流程重點。
※ 如想在導入前體驗企業版 Google Workspace 的功能，推薦可先透過 TS Cloud 申請比 Google 官方多約2倍的30天免費試用。（Google 官方僅可免費試用14天）
申請流程① 申請前先決定好五件事
當您決定透過導入企業版 Google Workspace 來更新企業的雲端辦公平台時，具體該進行哪些準備呢？為了可以從申請企業版 Google Workspace 到完成導入一路順暢，首先您該準備好以下五件事情。
企業內部討論的過程，如不知道該選擇哪個版本或如何規劃轉移等狀況，TS Cloud 會支援貴司順利導入 Google Workspace，歡迎與我們諮詢。
決定企業版 Google Workspace 版本
企業版 Google Workspace 導入流程開始前，您必須先決定要使用的版本。企業版 Google Workspace 提供9種版本可選擇：300人以下有3種、300人以上有6種。各版本的差異一覽表如下：
| Frontline | Business | Enterprise Essentials | Enterprise | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Starter | Standard | Starter | Standard | Plus | Essentials | Plus | Standard | Plus | |
| Google 官方價格 | HK$468 | HK$1,128 | HK$659 | HK$1,317 | HK$2,070 | HK$936 | HK$1,872 | HK$2,540 | HK$3,293 |
| Gmail | V | V | V | V | V | X | X | V | V |
| Google Meet | V | V | V | V | V | V | V | V | V |
| 雲端儲存空間 （可共用） |
5GB | 5GB | 30GB | 2TB | 5TB | 1TB | 5TB | 5TB | 5TB |
| 共用雲端硬碟 | X | X | X | V | V | V | V | V | V |
| Google Chat | V | V | V | V | V | V | V | V | V |
| 日曆 | V | V | V | V | V | V | V | V | V |
| 文書編輯工具 | V | V | V | V | V | V | V | V | V |
| Appsheet Core | V | V | V | V | V | X | V | V | V |
| 保管箱 | X | V | X | X | V | V | V | V | V |
每個版本皆以1名使用者為單位，每月所需費用、可使用人數及功能各有不同，企業可依照公司的需求選擇最合適的版本。
決定使用人數
版本決定後，接著就要考慮有多少員工要使用。 Google Workspace 可先從部分職員開始試用、導入，不一定一開始就要簽約購買公司全體員工的數量。您也可先申請 Google Workspace 免費試用體驗看看。
擬定轉移計畫與日程表
確定使用者數量後，建議規劃一份從現在的辦公系統轉移到企業版 Google Workspace 的日程表 。該如何改變公司内部的資訊不流通，要建立怎樣的雲端管理的制度？也要思考哪些功能是必須的。擬定轉移計畫能讓「轉移過程會遇到的課題？」、「該在哪個時機點轉移？」等等的事項更加明確，在接下來的流程中就能更順利進行。
決定管理者・導入負責人
決定好轉移到企業版 Google Workspace 的日程後，下一步是決定企業内的「管理員」。管理員可以登入 Google Workspace 管理控制台，並擁有修改每一位使用者的設定及功能限制的權限。為了未來可順利管理，請務必從企業內部的管理部門、資訊部門等處指派合適的人才，而管理員角色可開放多於1位人員。
另外，請從管理員們中選出1名，在企業版 Google Workspace 導入過程中，擔任簽約、初期設定等作業的負責人。
決定導入支援人選
當公司內部實際開始使用企業版 Google Workspace 時，雖然有很多便利的功能，但並非所有員工都會使用。「這個地方要怎麼用啊... 該跟誰請教好呢？」類似的情況很可能發生的。
為避免員工們手足無措，事先決定好 Google Workspace 的「導入負責人」是必要的。當發生問題時也能迅速應對，站在企業的角度來看也更能活用 Google Workspace 各式各樣的功能。
雖然這個角色稱為導入負責人，但如貴司是第一次接觸 Google Workspace ，公司內部並不一定具備 IT 專業的人才。若沒有 IT 人員的企業，可以委託 TS Cloud「卓越代理商」 協助導入。我們提供電話、郵件、視訊會議等多元的支援方式。因各代理商的價格、客戶服務、擴充功能等都不盡相同，如果有不清楚或考量的地方都可以與我們諮詢。
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申請流程② 申請前需準備好的項目
為您介紹實際申請 Google Workspace 時，需要準備的項目。
企業網域
企業版 Google Workspace 提供企業專用的電子郵件服務，在電子郵件地址「@」後面顯示企業的專屬網域。專屬網域就好比網路世界的地址，藉由使用企業專用的電子郵件，可提升客戶的信任感。
信用卡
如您的公司要使用「與 Google直接簽約 」的方式購買企業版 Google Workspace ，只能使用信用卡支付每月費用。如想使用匯款支付費用，可透過代理商購買。
智慧型手機
如使用者於非上班時間，或外出除平常使用的電腦外，於其他裝置登入帳號時，需要可執行兩步驟驗證的智慧型手機。利用智慧型手機就能在 Google 的應用程式順利操作，讓工作變得格外便利。
申請流程③ 申請企業版 Google Workspace 的管道
申請前將規劃好的人員、日程及所需項目準備好後，有哪些申請 Google Workspace 的管道呢？
直接與 Google 申請
申請企業版 Google Workspace 的方式有2種，第一種為企業直接於 Google 官方網站申請。
委託代理商申請
第二種方式為委託官方認證的 Google Workspace 代理商向 Google 申請，通常透過代理商申請可獲得更全面的服務，或取得比官網更優惠的價格，另外還可申請30天免費試用，請務必活用這些資源。
申請流程④ 設定企業版 Google Workspace
Google Workspace 的初期設定可由公司負責人來執行，初期設定的方法如下：
1. 進行 DNS 設定（證明公司擁有網域所有權）
在您欲申請 Google Workspace 的網域的 DNS 設定中新增 TXT 記錄，用於證明您的公司為該網域的擁有者。完成新增後， Gmail 以外的服務也能使用。（確認您的網域是否已通過驗證：https://support.google.com/a/answer/60216?hl=zh-Hant）
2. 使用者登入
由 Google 管理控制台創建所有的使用者帳號及群組信箱，並在下個階段變更內送郵件伺服器後，過去使用的郵件伺服器即不可再使用。因此，後續收信請使用 Google Workspace 電子郵件。
3.使用 Gmail 前必須先設定 DNS
在網域的 DNS 管理介面中變更郵件交換紀錄（MX record） 的設定，將電子郵件伺服器切換成 Google 的伺服器。完成新增及生效後，就能透過企業版 Google Workspace 的帳號使用 Gmail 收發信了。
※ 如有一部分的使用者不使用 Gmail ，想沿用既有郵件伺服器的話，就不適用上述方法，必須設定更高頻率的電子郵件轉送設定。（詳情請見「既有伺服器與 Google Workspace 並存（雙重傳送）」）
如對上述的作業流程感到困惑，也可以委託 Google 代理商協助初期設定。TS Cloud 提供多元且豐富的支援服務，由 Google Workspace 專家來幫助您完成。
有計畫地申請・導入企業版 Google Workspace
以上為申請企業版 Google Workspace 的流程及事前準備的解說。建議您可制定涵蓋日後的制度建立計畫，以及該準備哪些東西的日程表，有計劃地開始申請流程是非常重要的。為避免發生與 Google 官方簽約後，遇到困難而手足無措，您可透過代理商購買企業版 Google Workspace 並享有支援服務，避免浪費更多的時間與精力。
如您想更進一步瞭解準備、申請 Google Workspace 的方法，歡迎與 TS Cloud 的 Google Workspace 專家團隊聯繫，讓我們協助您！