如何設定 Google 雲端共用權限？

專欄發布日期：2022.11.18

設定雲端共用權限的好處
雲端共用權限的分享步驟
針對信任的網域設定雲端共用權限
雲端共用權限的注意事項

設定雲端共用權限的好處

Google 的雲端技術讓使用者能夠在網絡上拜訪、操作應用程式與存取檔案。對企業來說，不但能在任何時間及地點進行討論或工作，協作也變得更加簡單了，有助簡化組織工作流程，節省等待訊息傳遞或來回修改的時間，並確保團隊裡的每個成員都能即時獲得最新版本的檔案，避免內部資訊傳達不良的狀況發生。

將資料放在雲端，除了存取方便外，還具備相當高的安全性與彈性。不論是 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報，或是 Google 雲端硬碟的資料夾與檔案，都可以透過雲端共用權限的管理，選擇限定的對象或網域來存取、編輯雲端上的資料，尤其是當檔案需要與企業外部人員分享時，不再需要擔心檔案外流或是遭到竄改、誤刪等問題。

雲端共用權限的分享步驟

如果您是 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報或 Google 雲端硬碟的管理者，可參考下列圖片輕鬆管理共用權限（如需更多說明可參考 Google 官方文件）：

1. 在清單中點選欲分享的檔案或資料夾，點擊滑鼠右鍵，選擇「共用」。
如果檔案是開啟的情況下，您也可以在右上角找到「共用」按鈕。
如果是影音圖檔，同樣右上角可開啟共用設定。

2. 輸入您欲分享對象的電子郵件，給予對方存取權，並在下方點選「限制」只有具備存取權的使用者可以透過連結開啟檔案。
您也可以不輸入特定電子郵件，而是選擇您想分享的網域或群組。如果檔案的機密性比較沒有那麼高，可以選擇「知道連結的任何人」。

3. 在右側選擇對方的角色，「檢視者」代表只能查看檔案、無法編輯；「加註者」同樣無法編輯，但可以加上備註，適合請他人審核內容時使用；如果您要與他人共同修改一份檔案，則需選擇「編輯者」。

針對信任的網域設定雲端共用權限

針對特定網域設定雲端共用權限，不但能降低檔案內容過度流通的風險、提升機構的資訊安全性，使用者在共用檔案時也變得更加便利，不需要重複輸入特定對象或群組，也不需要個別回覆存取權限的要求。只要事先設定群組或是建立特定網域的清單，就可以通過簡單操作一次將檔案共享給大量的指定對象。

此外，商務型用戶所使用的 Google 雲端硬碟，還可以針對公司外部的機構或是團隊設定雲端共用權限，管理功能差異如下表：

	Business Starter	Business Standard	Business Plus
團隊專用共用硬碟	X	V	V
進階雲端共用權限	X	V	V
管理文件核准功能	X	V	V
與信任的外部網域協同合作	X	V	V
管理雲端硬碟標籤	X	V	V

如何開啟或關閉 Google 雲端硬碟的外部共用功能：

登入 Google 管理控制台（admin.google.com）。
在管理控制台中，先點選選單圖示「」，再點選應用程式圖示「」後，選擇「Google Workspace」並點選「雲端硬碟與文件」。
依序點選「共用設定」及「共用選項」。
選擇您欲分享的使用者：若要為所有使用者套用設定，請選取最上層的機構單位；只與部分使用者共用，請選取子機構單位或是配置群組。
注意：欲共用資料前，需為特定網域的使用者設定機構單位或群組。
在「<您的機構>外部共用設定」點選「開啟」後，選擇共用選項。