🚀  Google Workspace 春季優惠活動,限時至 31/3 ! 立即聯繫

X

在 Gmail 用 Duet AI 三步驟秒速完成信件!

專欄發布日期:2023.09.15

想知道如何在 Google Workspace 中使用 AI 提升您的工作效率嗎?本篇將為您介紹在 Gmail 使用 Duet AI 「Help Me Write」功能的前置作業與操作步驟 ,以往要花上幾十分鐘撰寫的電子郵件,現在只需3分鐘即可完成!

在 Gmail 啟用 Duet AI 的前置準備

1. 將 Google 帳戶語言設定為英文

Duet AI 目前僅支援英文,您必須將 Google 帳戶語言設定為英文,才能啟用 Duet AI。若要更改帳戶語言,請至 https://myaccount.google.com/u/1/language 新增語言 English(United States),並將其設定為偏好語言。

將 Google 帳戶語言設定為英文,方能使用 Duet AI

2. 準備英文指令

Duet AI 目前接收指令的語言為英文,如您不熟悉英文,可以使用 Google 翻譯或其他翻譯工具,將指令翻譯成英文。

三步驟使用 Duet AI 完成電子郵件

了解 Duet AI 目前的運作限制、做好事前準備後,就可以開始用Duet AI ,在Gmail 用簡短的三步驟撰寫電子郵件:

步驟一、開啟 Help Me Write 功能,並輸入指令

開啟新郵件撰寫視窗後,點選視窗左下角的 Help Me Write 。

點選 Help me write 讓 Duet AI 幫忙寫信

告知 Duet AI 郵件撰寫需求後,按下 Create 。在此以「寫一封 DuetAI 線上說明會邀請函」為例。

輸入指令、按下Create, Duet AI 就會協助產製信件

一分鐘以內, Duet AI 就可以產出文法合理、文詞通順的 Duet AI 線上說明會邀請函!

Duet AI 產出信件

步驟二、 用 Duet AI 調整

如果需要調整, 可以點選 Recreate 或 Refine 來修改文章:

Recreate :不滿意?請 Duet AI 重寫一次

對 Duet AI 產出的郵件不滿意嗎?或是想試試看其他切入點、其他結構的郵件?按下 Recreate , Duet AI 就會馬上再產出一封信給您。

按Recreate請 Duet AI 重新產出

Refine :調整篇幅與文風

Refine 功能,則是在保留目前郵件主題與大部分內容的狀況下,讓 Duet AI 加減篇幅或換句話說。

按下Refine,讓 Duet AI 按照指令調整文型

目前 Refine 功能提供四種調整語氣、篇幅的方式:

  • Formalize
  • Elaborate
  • Shorten
  • I’m Feeling Lucky

可參考下方簡報,看看 Refine 功能如何調整郵件。

※所有透過 Refine 底下功能寫完的信件,都可以用 Recreate 功能,讓 Duet AI 按照在 Refine 設定的文風與篇幅,產製新的版本。

※在此進行的動作都無法還原。若要重來,需按下右上角的叉叉後,回到步驟一重新下指令。

步驟三、調整收件人、時間等細節

請 Duet AI 完成想要的版本後,按下 Insert 。

按下 Insert ,讓 Duet AI 將內容置入郵件

Duet AI 就會將這封信置入郵件內容。此時,使用者可以開始補上收件人、日期、時間等細節,並針對文句做調整。

隱藏密技:自己寫的郵件,也可請 Duet AI 協助調整

自己手動寫的郵件,也可以利用 Duet AI 的 Help me write 功能,做出上述變正式、變精簡或增加細節的調整。

寫好的郵件也可以讓 Duet AI 調整

一樣有四種方式可調整內文:

  • Formalize
  • Elaborate
  • Shorten
  • I’m Feeling Lucky

使用 Duet AI 在 Gmail 寫郵件的注意事項

雖然使用 Duet AI 可以快速產出新郵件、協助使用者調整或完成現有郵件,非常便利,但由於目前 Duet AI 甫正式開放使用,且僅支援英文,故可能會有以下情形發生:

可能發生錯誤,請稍後再試

使用過程中,可能會出現 We’re still learning, and can’t help with that. Try another request. 的錯誤訊息。此時請稍後再試、關閉 Gmail 重新試試,或將要進行的任務換個說法指派給 Duet AI 。

目前只能產出英文信件,有中文需求者須另行翻譯

目前 Duet AI 只支援英文指令。Duet AI 也只能產出英文內容。如果指定語言,會出現錯誤訊息。如果真的有中文使用上的需求,建議搭配 Google 翻譯,或其他翻譯工具來進行。

心動就先從免費試用開始吧!

對Google Workspace有興趣的您可以

立即預約諮詢

從產品需求到導入支援皆會親切說明

申請免費試用

付費使用前先體驗實際操作環境