用 Gemini 在 Google 文件快狠準寫文件！
專欄發布日期：2024.07.15
<常常在寫文件、立合約時耗盡腦力，反覆在遣詞用字上斟酌、深怕寫漏了什麼，擔心文法是否正確、有沒有打錯字拼錯詞？所幸 Google推出了 Gemini for Google Workspace（原名 Duet AI） ，讓使用者可以在 Google 文件透過 Help me write 和 Proofread 功能，快狠準地完成寫作任務，不必再為了一字一句來回思考好長一段時間。接下來就帶您看看 Gemini 怎麼在 Google 文件協助使用者寫作：
Help me write：快速產出並調整文字內容
藉由 Gemini 在 Google 文件的 Help me write 功能，使用者只要提供指令，就能一件完成寫作任務，並根據需求調整文章篇幅和語氣，甚至可以自己指定文章體裁、資訊呈現方式。只要按照以下步驟進行即可：
步驟一、開啟 Help me write 並輸入指令
Help me write 功能開啟鍵會顯示在段落前方，按下就可以啟動 Help me write 功能。可以開始向 Gemini 提出寫作需求。
按下後，就可以開始輸入指令，在此以「寫一篇資深SEO內容行銷專員的職務描述」為例。輸入完畢後，按下 Create ，就能讓 Gemini 產出內容。
讓 Gemini 運作約15秒的時間， Gemini 就會按照需求產出結果。若不需再調整產出的職務敘述，只要 Insert ， Gemini 就會把這段職務描述正式置入文件。
步驟二、調整寫作內容
假如想對文字內容作調整，按下 Refine 就會出現選單。
Refine 功能提供非常多種文字調整的選項：
- Tone 調整語氣：可以把語氣調整為正式語氣，或是把文字改得比較日常
- Summarize 形成摘要：將文字最精簡化，做成可以快速讀完的摘要
- Bulletize 改為條列式：改成以條列式呈現資訊
- Elaborate 加長篇幅，詳細說明：針對現有的寫作內容，做出更詳細的說明
- Shorten 縮短篇幅，精簡化：把現有寫作內容精簡化，減少篇幅到可以較快看完的程度
- Retry 重產出新版本：對現有版本不滿意，請 Gemini 再產出一篇。無論先前有沒有把文章 Refine 過，都可以使用 Retry 請 Gemini 重寫一篇
- Custom 客製寫作要求：自己跟 Gemini 許願，設定寫作需求讓 Gemini 產出
※ Summarize 和 Shorten 的差異： Summarize 是產出該篇文章的重點摘要； Shorten 則是針對文章篇幅的縮短。
隱藏秘訣：自己寫的段落也能請 Gemini 調整、重寫
自己寫成的文字，也可以選起來、請 Gemini 協助調整。把一段文字選起來後，按下前面的 Help me write 按鈕即可
功能選項和前面介紹的 Refine 差不多，一樣可以摘要化、條列式、換語氣等等，但多了 Rephrase 的選項，可以純粹把一段文字換句話說。
Proofread：協助使用者進行文字校正
雖然利用 Gemini 的 Help me write 功能，可以方便快速地寫完文件，但很多時候使用者還是需要自己進行一些後續調整，而人為調整的過程中，就有可能出現拼字、文法等文字使用上的錯誤。此時可以使用 Gemini 在 Google 文件上的另一個功能： Proofread 進行文字校正。
Proofread 會自動在文件上標出需要校正的部分，如要開始校正，到視窗右上角打開 Proofread 。
打開 Proofread ，會在螢幕右方顯示所有建議修正的文字錯誤，並提出修正方案。若同意 Gemini 的判斷，按下勾勾就能修正。
Proofread 會協助使用者抓出拼字、文法、用詞、冗詞贅字、斷句、語態的錯誤，並提出修正方案，對有大量跨國跨語言往來的用戶而言非常實用，能夠大幅減少文件撰寫上的錯誤，避免造成誤會。
Gemini X Google 文件的3個使用注意事項
Gemini 能夠幫助 Google 文件使用者快速達成各式文字產出需求，同時避免文字撰寫上會出現、可能讓人質疑專業度的錯誤，相信看到這裡的您也想趕緊使用看看。在此先提醒3項 Gemini 在 Google 使用時的注意事項：
只能在網頁版 Google 文件使用
目前 Gemini 提供的 Help me Write 、 Proofread 兩大功能，都必須在網頁版環境使用，尚未開放在手機、平板環境使用。
只能使用英文指令、產出英文內容
Gemini 目前僅開放以英文使用，只能以英文指令讓 Gemini 動作，也只能產出英文內容。若有其他語言的需求，建議搭配 Google 翻譯或其他翻譯工具使用。
Gemini 尚在學習，有可能出錯
由於 Gemini 甫於2023年9月1日開放註冊試用，有時可能會無法確實遵照指令產出文字，或是出現 We are still learning, and cannot help with that. Try another request. 之類的錯誤訊息。出現這類狀況時，建議把整個視窗關掉重開後再重試一次，或是換個指令試試看。