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「導入Google Workspace,透過管理後台即可清楚掌握員工的工作狀況。」

摘要

益大利通運為了能夠全面管理公司內部員工的資料傳送及工作狀況,選擇導入Google Workspace(雲端辦公環境套組),因為其應用程式及功能皆十分完整,且使用介面淺顯易懂。在經銷商TS Cloud的協助下,靈活的使用共用雲端硬碟、共用日曆管理內部的工作流程,並透過商務視訊會議工具Google Meet,讓在各地廠區工作主管們不再需要為了會議舟車勞頓,省下的時間也能持續內部的溝通及工作效率。

客戶基本資訊

益大利通運有限公司

公司名稱 益大利通運有限公司
公司簡介 益大利通運成立自1999年,為油罐車運輸公司,主要載運六輕廠區料品至客戶端卸料,在全台多個據點皆設有中繼站,供運輸人員休息,並配合廠區內外進行緊急應變及相關工安之演練。
公司類型 運輸業
公司規模 50人以下
導入時間 2021年
益大利通運有限公司

面臨的挑戰

資料外流源頭難追、員工偷閒防不勝防

益大利通運過去曾發生過內部重要資料外流至不相關部門的狀況,卻由於員工們電腦文件存放雜亂,難以追查資料路徑的外流源頭,最後此事便不了了之。且在辦公室內,不時發現有員工在主管沒有緊盯之時,不按公司規定作業,影響了整體的工作效率。

廠區遍布全台,會議進行、事宜宣達皆需舟車勞頓

作為運輸業的龍頭之一,不但廠區遍布全台,且在多個地區皆設有中繼站,讓運輸人員能夠獲得妥善休息以提供優質的服務。但由於一直以來堅守會議必須面對面的形式,導致在有重要事宜要宣達時,主管經常需要往返各地,花費許多交通時間。

會議空間使用時間易強碰、員工出勤狀況難以掌握

益大利通運在本部辦公區的會議室只有一間,因此不時會發生員工在同一段時間需要進行會議的強碰情況,內部員工還可口頭協調,但若遇上皆為招待客戶的行程則會略顯尷尬,而造成服務不周。另外,在內部的管理上,過去也沒有明確的打卡制度,導致員工的出缺勤無法妥善記錄,進而造成管理上的困難。

TS Cloud提供的解決方法

雲端硬碟統一存放資料、後台報告功能管理工作情形

益大利通運決定使用雲端辦公軟體套組Google Workspace,它提供完整的功能及應用程式,且介面簡單易上手,因此全體同仁可以輕易地開始使用同一個系統平台進行協作,不但能規範員工在檔案存放及寄送的方式,更符合標準流程及內部統一,要查找資料的存放位置也更加便利。並且透過Google Workspace的後台報告功能,定期察看各個員工在應用工具的使用情形,主管不需前往現場也能掌握工作情形。

視訊會議工具Meet,與各廠區線上面對面宣達重要事宜

在導入Google Workspace後,益大利通運經常應用Google Workspace所提供的商務視訊通話應用程式Google Meet來進行跨據點的線上會議。不只有效的減少了曠日廢時的交通時間,更讓主管能將多出來的時間鑽研於,如何透過Google Workspace的多項應用提升內部員工的工作品質及效率。

建立共用日曆管理會議室、使用QR Code串接表單打卡

為了解決員工之間會議室使用強碰的困擾,TS Cloud推薦益大利通運使用共用日曆功能,藉由建立專屬於會議室的日曆資源,當同仁有使用需求時可以先行預約,隨時查看會議室使用狀況,行程重疊時也可以及時發現提早調度協調。員工出勤管理則是透過QR Code與表單串接,提供每位員工專屬的QR Code,抵達公司只要進行掃描,就會自動送出表單,並將員工姓名、時間等資訊自動填入試算表,方便人事部進行出缺勤、薪資等管理。

導入合適的系統,建立更完善的工作流程、管理制度

益大利通運的董事長特助宋小姐與我們分享道,其實在確定導入Google Workspace前有了解過其他類似產品,但對於IT資源沒有那麼豐富的他們,Google Workspace的使用介面相對簡單、易上手,有些功能稍微摸索後,再教學其他同仁也不會花費太多的時間。另外,包含企業版Gmail信箱、共用雲端等工具,都大幅的改善了過去大家使用不同平台傳送資料,文件檔案亂七八糟的問題,並透過權限的分層設置,讓益大利通運能夠有效的對不同部門進行管理與工作協調。

客戶評價

很感謝TS Cloud,若遇上問題打電話,都能找的到人,並且提供專業的回答,儘管由於我們對於後台不熟悉,而有時無法清楚表達問題的內容,負責的專員一樣能聽得懂我們的問題,並提供協助。

益大利通運
宋小姐

益大利通運 宋小姐

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