「導入Google Workspace，透過管理後台即可清楚掌握員工的工作狀況。」

摘要

益大利通運為了能夠全面管理公司內部員工的資料傳送及工作狀況，選擇導入Google Workspace（雲端辦公環境套組），因為其應用程式及功能皆十分完整，且使用介面淺顯易懂。在經銷商TS Cloud的協助下，靈活的使用共用雲端硬碟、共用日曆管理內部的工作流程，並透過商務視訊會議工具Google Meet，讓在各地廠區工作主管們不再需要為了會議舟車勞頓，省下的時間也能持續內部的溝通及工作效率。

客戶基本資訊

益大利通運有限公司

面臨的挑戰

資料外流源頭難追、員工偷閒防不勝防

益大利通運過去曾發生過內部重要資料外流至不相關部門的狀況，卻由於員工們電腦文件存放雜亂，難以追查資料路徑的外流源頭，最後此事便不了了之。且在辦公室內，不時發現有員工在主管沒有緊盯之時，不按公司規定作業，影響了整體的工作效率。

廠區遍布全台，會議進行、事宜宣達皆需舟車勞頓

作為運輸業的龍頭之一，不但廠區遍布全台，且在多個地區皆設有中繼站，讓運輸人員能夠獲得妥善休息以提供優質的服務。但由於一直以來堅守會議必須面對面的形式，導致在有重要事宜要宣達時，主管經常需要往返各地，花費許多交通時間。

會議空間使用時間易強碰、員工出勤狀況難以掌握

益大利通運在本部辦公區的會議室只有一間，因此不時會發生員工在同一段時間需要進行會議的強碰情況，內部員工還可口頭協調，但若遇上皆為招待客戶的行程則會略顯尷尬，而造成服務不周。另外，在內部的管理上，過去也沒有明確的打卡制度，導致員工的出缺勤無法妥善記錄，進而造成管理上的困難。

TS Cloud提供的解決方法

雲端硬碟統一存放資料、後台報告功能管理工作情形

益大利通運決定使用雲端辦公軟體套組Google Workspace，它提供完整的功能及應用程式，且介面簡單易上手，因此全體同仁可以輕易地開始使用同一個系統平台進行協作，不但能規範員工在檔案存放及寄送的方式，更符合標準流程及內部統一，要查找資料的存放位置也更加便利。並且透過Google Workspace的後台報告功能，定期察看各個員工在應用工具的使用情形，主管不需前往現場也能掌握工作情形。

視訊會議工具Meet，與各廠區線上面對面宣達重要事宜

在導入Google Workspace後，益大利通運經常應用Google Workspace所提供的商務視訊通話應用程式Google Meet來進行跨據點的線上會議。不只有效的減少了曠日廢時的交通時間，更讓主管能將多出來的時間鑽研於，如何透過Google Workspace的多項應用提升內部員工的工作品質及效率。

建立共用日曆管理會議室、使用QR Code串接表單打卡

為了解決員工之間會議室使用強碰的困擾，TS Cloud推薦益大利通運使用共用日曆功能，藉由建立專屬於會議室的日曆資源，當同仁有使用需求時可以先行預約，隨時查看會議室使用狀況，行程重疊時也可以及時發現提早調度協調。員工出勤管理則是透過QR Code與表單串接，提供每位員工專屬的QR Code，抵達公司只要進行掃描，就會自動送出表單，並將員工姓名、時間等資訊自動填入試算表，方便人事部進行出缺勤、薪資等管理。

成果&效益

導入合適的系統，建立更完善的工作流程、管理制度

益大利通運的董事長特助宋小姐與我們分享道，其實在確定導入Google Workspace前有了解過其他類似產品，但對於IT資源沒有那麼豐富的他們，Google Workspace的使用介面相對簡單、易上手，有些功能稍微摸索後，再教學其他同仁也不會花費太多的時間。另外，包含企業版Gmail信箱、共用雲端等工具，都大幅的改善了過去大家使用不同平台傳送資料，文件檔案亂七八糟的問題，並透過權限的分層設置，讓益大利通運能夠有效的對不同部門進行管理與工作協調。

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