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在 TS Cloud 的協助下成功從資料從 G Suite 轉移到 Google Workspace

摘要

9media株式會社(株式会社ナインメディア)最初使用免費版的 G Suite,但由於2022年8月1日起 Google 終止免費版 G Suite 的服務,加上公司分立,因此決定升級為 Google Workspace。 本次訪問了他們決定使用 Google Workspace 及最終選擇與 TS Cloud 購買的原因。

客戶基本資訊

公司名稱 9media株式會社(株式会社ナインメディア)
公司簡介 我們的工作是產出客戶專屬的自媒體,以集客為目的持續更新內容。通過製作專欄文章,與客戶並肩製作好的頁面。此外,我們也承接從0開始建立網站,幫助客戶透過五站吸引更多客人。
公司類型 服務、IT、其他
公司規模 50人以下
導入時間 2021年11月
LOGO

升級至 GoogleWorkspace 及選擇經銷商的過程

① 在公司分立的時間點,從 G Suite 升級到 Google Workspace

約10年前公司成立時,因為想要有公司網域名稱的Email地址,所以當時導入了免費版的 G Suite,並持續使用至今。 藉著免費版服務終止的契機,我們開始考慮是否要改用其他的雲端辦公軟體,像是 Microsoft365。在研究其他產品時,我們發現若選擇不繼續使用Google的服務,就需要進行數據轉移等。經內部討論後,因為不習慣使用其他辦公軟體,加上覺得轉移現有數據很困難,最終選擇繼續使用習慣的 Google Workspace。

外加當時我們正在進行公司分立,需要為關係集團的公司建立新的帳號,因此決定同步使用 Google Workspace。

② 為實現完全地遠距辦公所必備的資料管理

原先公司內部使用 NAS 作為共享伺服器,很少使用 Google 雲端硬碟。但因疫情蔓延,我們一直使用的 NAS 讓我們難以實施遠距辦公。

我們嘗試使用其他檔案伺服器替代,但問題是它們很難用。因此,我們決定更加活用Google 雲端硬碟,來滿足可以將資料儲存在雲端和遠端辦公。

③選擇能夠提供資料遷移等支援的代理商購買

在幫集團公司取得新帳戶時,雖然有考慮過直接跟 Google 購買。但由於要將數據從現在使用中的帳戶遷移過去,我們的想法是不熟悉的工作還是請人協助比較好。因此,最終的結論是透過有提供支援服務的經銷商購買。

我們同時諮詢了不同家經銷商,其中 TS Cloud 在導入前的說明十分仔細、易懂。在業務專員的交流過程中,覺得他們「在導入後也會提供一樣的支援服務」,因此決定跟 TS Cloud 購買 Google Workspace。

開始使用 Google Workspace 後的改變

① 保留以 Google 為主的工作環境下更新體制

自開始使用 G Suite 以來,公司內部已習慣使用 Google 的工作環境,例如透過 Gmail 和 Google 日曆共享日程安排和預訂會議室等。雖猶豫過是否要改用其他家公司的服務,但比起這點,我們首要的需求是能幫助我們度過疫情的體制,且不需要大幅改變我們熟悉的工作環境。以結果來說,很高興我們選擇繼續使用 Google 的服務。

② 使用共用雲端硬碟,讓員工無論在辦公室內外都能存取

原先使用的 G Suite 免費版本只有個人雲端硬碟的功能,因此組織很難設定檔案共用的規則和使用 Google 雲端硬碟,故沒辦法充分活用它。

不過,現在使用的 Google Workspace 版本有共用雲端硬碟,讓管理員能更輕鬆地控制每位使用者的權限及能否與外部分享。它既能像傳統的 NAS 一樣不與外部人員存取,又能讓員工能夠從辦公室外部(例如家裡)存取檔案。

加上,共用雲端硬碟的功能基本上都是過去使用過的,所以員工使用起來很順手,也沒有太多的困惑。

③ 在 TS Cloud 的協助下順利完成資料遷移

為集團公司操作新的 Google Workspace 帳號時,必須將現有帳號雲端硬碟內的文件搬到新帳號,也要設定接收電子郵件的外部郵件伺服器的資料移轉到 Gmail。操作的過程中有很多問號的地方,所以很常跟 TS Cloud 的專員諮詢,多虧他們仔細的說明,很順利地完成資料遷移。

未來展望

公司內部對於 Google 雲端硬碟 的使用規則仍不夠完善,因此希望藉取代傳統共享伺服器的契機,好好制定使用規則。

此外,雖然公司內部的文件統一使用 Google 文件製作,但有時與公司外部的人員分享文件得用 Word 或 Excel 檔。這種時候只要上傳到 Google 雲端硬碟,就能在電腦上編輯 Word 或 Excel 格式的檔案,非常方便。至今還有許多員工不知道這種做法,因此想繼續摸索更多能好用的功能,讓大家工作很便利。

另外也因為疫情的影響,線上會議的使用次數大幅增加,雖然目前以 Zoom 為主流,但內部也正在討論未來改用 Google Meet。因為現在購買的 Business Standard 版本,具備錄影和分組討論室的功能,幫助員工們更輕鬆、簡單地進行討論。

客戶評價

非常感激 TS Cloud 在簽約前,與我說明及解答許多疑問。希望在 TS Cloud 的支援下,挖掘並更加活用 Google Workspace 的使用範圍。

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