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從傳統工作環境畢業,新手也能簡單使用 Google Workspace 統一管理工作系統

摘要

TOITSU株式會社分享,最一開始僅先由處理行政工作的職員開始使用 Google Workspace。在導入 Google Workspace 兩年後的現在,公司原本傳統的工作環境剎在數位化的過程中,帶來許多正面的效果。我們實際採訪了他們,深入瞭解導入 Google Workspace 後解決了哪些課題、工作中的使用狀況,以及對於未來的展望。

客戶基本資訊

公司名稱 TOITSU株式會社
公司簡介 位於東京都大田區的綜合建築資材銷售公司,在2017年邁入創業100年的里程碑。除設有木材製造工廠,也提供工程公司和個人客戶各種與住宅相關的建築材料,包括木材、製材、建築材料和住宅設備設備等。此外,也承包翻新和改建工程。
公司類型 製造業、零售、服務、其他
公司規模 50人以下
導入時間 2021年1月
TOITSU-Logo

面臨的挑戰

①想要淘汰所有舊系統,讓工作環境更有效率

原本使用的工作系統都是傳統型,工作效率低一直是我們想解決的問題。此外,因為舊系統導致無法改版的設計過時的公司網站,也想趁這個機會,一次淘汰對內、對外的系統,全面改進。在考慮導入 Google Workspace 時,因公司內沒有專門處理系統問題的員工,我們向外部的IT顧問公司尋求建議,並從 TS Cloud 獲得解決方案的提案。

② 過去以紙張來進行日程管理,無法彈性應對日程變動

導入 Google Workspace 前,員工以「口頭或紙張」來回報日程。將預定好的行程列印出來,分發給每個人,如有變動,就需要通知大家,並各自在紙上修改,非常的沒有效率。因此,我們覺得公司需要有可以立即編輯和分享每位員工日程的工具,就算有變更也能夠迅速同步及修改。

③ 我們在尋找在哪都能登入的便利郵件系統

一直以來,我們都是使用 Outlook 的收發信。如不是使用事前設定過的設置,就無法發送或接收郵件,讓工作效率十分受限。此外,過去當我們想搜尋電子郵件紀錄,也很難找到,工作變得很不方便。

TS Cloud 提供的解決方法

① 既使沒有IT知識也能使用,充分在工作中活用工具

在導入 Google Workspace 前,我很擔心一直由外部公司負責的網域管理,設定或管理等事情會很困難。但在與 TS Cloud 諮詢的過程中,即便對 Google Workspace 還很陌生,最終也順利地完成導入。Google Workspace 管理界面的設計很直觀,既使對 IT 不熟的人,也可以輕鬆操作,因此自開始使用至今,幾乎沒有遇到不會操作的情況。。

此外,透過逐步向職員說明 Google Workspace 各種便利的功能,幫助他們在工作中更加活用這些功能。例如, Google 文件和試算表可以同時多人編輯,也能自動在雲端存檔。因此,再也不用手動點擊儲存。還有很多像這樣便利的地方,員工們第一次使用時都很驚訝,也開始在自己的工作中使用。以前經常發生「電腦當機導致資料不見」或「忘記點擊儲存導致好不容易打好的資料全部消失」等問題。現在都不再發生,因此我們可以放心地使用。

② 可以簡單地互相分享日程

我們在 Google Calendar 中建立了個人及共用日曆,每個人都可以記錄自己的行程。如有人的日程變更,也會立即反映在日曆上,因此對員工的日程管理更加方便。目前,每位員工都在個人的 Google Calendar 中管理自己的行程,而與公司整體有關的日程則是在共用日曆中查看。我們已經擺脫傳統作法,轉向數位化,這對整個公司而言是一個重大進步。

③ 利用 Gmail 在任何設備及地點收發信,活用標籤和 Google 雲端硬碟串接功能

自開始使用 Gmail,即使不事先進行設定,員工都可在他們的電腦和手機上登錄帳戶,並檢查電子郵件,而且不管在哪個設備上操作,內容都能隨時同步,這一點讓郵件系統操作變得非常順暢。

一開始 Outlook 和 Gmail 在使用上的差異讓我們感到困惑,但現在已經徹底習慣 Gmail 的操作方式,並且活用 Gmail 內的標籤及封存功能,讓收件匣整理地井然有條。另外,搜尋功能也非常好用,可以輕易找到需要的電子郵件。還有一個優點是 Google 的工具可以互相串連,可以將附件直接保存到 Google 雲端硬碟中。

成果&效益

現在公司內除了司機及兼職人員外,所有參與辦公的職員皆擁有 Google Workspace 帳號。在導入初期,有一些員工連「瀏覽器是什麼?」都不知道,但透過容易理解的影片教學,讓員工也能簡單學會使用方法。也因操作方法不複雜,即便是對數位軟體陌生的員工,也能獨立活用日曆、電子郵件、雲端硬碟等線上工具。對我們而言,Google Workspace 的導入在各方面都取得「好的結果」。

在未來,我們希望通過使用 Google 工具讓工作更有效率。例如:將以前用書面進行的工作(ex. 新客戶的註冊)改用 Google表單。另外,我們也已經開始使用可以與 Google 帳號串接的 Slack 等通訊軟體。除此之外,也希望能繼續導入更多可與 Google 整合的工具。

Google Workspace 內還有許多功能,我們還沒全部充分利用。因此,我們正積極規劃利用這些功能,來建立更好的工作環境。

客戶評價

TS Cloud 的電子報對我們非常有幫助,可以持續更新知識。有時操作上有疑問不能立刻解決時,多虧電子報可以持續學習新功能和使用方法等。日常使用中即使有疑問,可能會覺得這是「不需要特別詢問的問題」就跳過,但過幾日,在電子報獲得解答,十分受用。

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