從傳統工作環境畢業，新手也能簡單使用 Google Workspace 統一管理工作系統
摘要
TOITSU株式會社分享，最一開始僅先由處理行政工作的職員開始使用 Google Workspace。在導入 Google Workspace 兩年後的現在，公司原本傳統的工作環境剎在數位化的過程中，帶來許多正面的效果。我們實際採訪了他們，深入瞭解導入 Google Workspace 後解決了哪些課題、工作中的使用狀況，以及對於未來的展望。
客戶基本資訊
| 公司名稱 | TOITSU株式會社 |
|---|---|
| 公司簡介 | 位於東京都大田區的綜合建築資材銷售公司，在2017年邁入創業100年的里程碑。除設有木材製造工廠，也提供工程公司和個人客戶各種與住宅相關的建築材料，包括木材、製材、建築材料和住宅設備設備等。此外，也承包翻新和改建工程。 |
| 公司類型 | 製造業、零售、服務、其他 |
| 公司規模 | 50人以下 |
| 導入時間 | 2021年1月 |
面臨的挑戰
①想要淘汰所有舊系統，讓工作環境更有效率
原本使用的工作系統都是傳統型，工作效率低一直是我們想解決的問題。此外，因為舊系統導致無法改版的設計過時的公司網站，也想趁這個機會，一次淘汰對內、對外的系統，全面改進。在考慮導入 Google Workspace 時，因公司內沒有專門處理系統問題的員工，我們向外部的IT顧問公司尋求建議，並從 TS Cloud 獲得解決方案的提案。
② 過去以紙張來進行日程管理，無法彈性應對日程變動
導入 Google Workspace 前，員工以「口頭或紙張」來回報日程。將預定好的行程列印出來，分發給每個人，如有變動，就需要通知大家，並各自在紙上修改，非常的沒有效率。因此，我們覺得公司需要有可以立即編輯和分享每位員工日程的工具，就算有變更也能夠迅速同步及修改。
③ 我們在尋找在哪都能登入的便利郵件系統
一直以來，我們都是使用 Outlook 的收發信。如不是使用事前設定過的設置，就無法發送或接收郵件，讓工作效率十分受限。此外，過去當我們想搜尋電子郵件紀錄，也很難找到，工作變得很不方便。
TS Cloud 提供的解決方法
① 既使沒有IT知識也能使用，充分在工作中活用工具
在導入 Google Workspace 前，我很擔心一直由外部公司負責的網域管理，設定或管理等事情會很困難。但在與 TS Cloud 諮詢的過程中，即便對 Google Workspace 還很陌生，最終也順利地完成導入。Google Workspace 管理界面的設計很直觀，既使對 IT 不熟的人，也可以輕鬆操作，因此自開始使用至今，幾乎沒有遇到不會操作的情況。。
此外，透過逐步向職員說明 Google Workspace 各種便利的功能，幫助他們在工作中更加活用這些功能。例如， Google 文件和試算表可以同時多人編輯，也能自動在雲端存檔。因此，再也不用手動點擊儲存。還有很多像這樣便利的地方，員工們第一次使用時都很驚訝，也開始在自己的工作中使用。以前經常發生「電腦當機導致資料不見」或「忘記點擊儲存導致好不容易打好的資料全部消失」等問題。現在都不再發生，因此我們可以放心地使用。
② 可以簡單地互相分享日程
我們在 Google Calendar 中建立了個人及共用日曆，每個人都可以記錄自己的行程。如有人的日程變更，也會立即反映在日曆上，因此對員工的日程管理更加方便。目前，每位員工都在個人的 Google Calendar 中管理自己的行程，而與公司整體有關的日程則是在共用日曆中查看。我們已經擺脫傳統作法，轉向數位化，這對整個公司而言是一個重大進步。
③ 利用 Gmail 在任何設備及地點收發信，活用標籤和 Google 雲端硬碟串接功能
自開始使用 Gmail，即使不事先進行設定，員工都可在他們的電腦和手機上登錄帳戶，並檢查電子郵件，而且不管在哪個設備上操作，內容都能隨時同步，這一點讓郵件系統操作變得非常順暢。
一開始 Outlook 和 Gmail 在使用上的差異讓我們感到困惑，但現在已經徹底習慣 Gmail 的操作方式，並且活用 Gmail 內的標籤及封存功能，讓收件匣整理地井然有條。另外，搜尋功能也非常好用，可以輕易找到需要的電子郵件。還有一個優點是 Google 的工具可以互相串連，可以將附件直接保存到 Google 雲端硬碟中。
成果&效益
現在公司內除了司機及兼職人員外，所有參與辦公的職員皆擁有 Google Workspace 帳號。在導入初期，有一些員工連「瀏覽器是什麼？」都不知道，但透過容易理解的影片教學，讓員工也能簡單學會使用方法。也因操作方法不複雜，即便是對數位軟體陌生的員工，也能獨立活用日曆、電子郵件、雲端硬碟等線上工具。對我們而言，Google Workspace 的導入在各方面都取得「好的結果」。
在未來，我們希望通過使用 Google 工具讓工作更有效率。例如：將以前用書面進行的工作（ex. 新客戶的註冊）改用 Google表單。另外，我們也已經開始使用可以與 Google 帳號串接的 Slack 等通訊軟體。除此之外，也希望能繼續導入更多可與 Google 整合的工具。
Google Workspace 內還有許多功能，我們還沒全部充分利用。因此，我們正積極規劃利用這些功能，來建立更好的工作環境。
客戶評價
TS Cloud 的電子報對我們非常有幫助，可以持續更新知識。有時操作上有疑問不能立刻解決時，多虧電子報可以持續學習新功能和使用方法等。日常使用中即使有疑問，可能會覺得這是「不需要特別詢問的問題」就跳過，但過幾日，在電子報獲得解答，十分受用。
