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「Gmail公司電郵是我資訊生涯20年來,用過最穩定、最推薦的mail server」

摘要

臺灣港務國際物流從2014年成立之初,就決定使用Gmail企業版。王主任憑藉在資訊業界20年來的經驗,認為自架主機平均5年就得更新伺服器設備與防毒設備,且需耗費不少時間與人力去進行維護,不如使用更為穩定而划算的Gmail公司電郵。以此作為企業成立之初就決定使用G Suite,並因其穩定性與便於管理而持續使用多年的案例參考。

客戶基本資訊

公司名稱 臺灣港務國際物流股份有限公司
公司簡介 成立於2014,提供全方位物流平台,營運定位為自由貿易港區事業(FTZ)、多國拆併櫃業務(MCC)、倉儲管理、商品加值、兩岸與東南亞區域性轉口、整合性物流及海運快遞等物流相關業務之經營者。
公司類型 倉儲物流業
公司規模 50人以下
導入時間 2014年
臺灣港務國際物流股份有限公司 王主任

使用成果

Before After
過去使用自架主機經驗需耗費人力與時間維護 Gmail企業版不需維護,管理控制台操作容易
其他郵件服務會收到垃圾信件 使用Gmail企業版4年來從無垃圾信件
以電子郵件附件傳送照片,麻煩又不易整理 用連結即可分享雲端硬碟中的照片,便利且可分類

效益

Gmail企業版完全不需自行維護,即使只有2位資訊人員也能管理

臺灣港務在2014年成立之初,就決定使用Gmail企業版。王主任憑藉在資訊業界20年的經驗,認為自架主機平均5年就得更新伺服器設備或採購高效能防火牆、防毒設備等,且需耗費不少時間與人力去進行維護,這對於資訊人員不多的公司來說並不是個合適的選擇。因此,在公司成立之初,王主任便認為Gmail企業版既不需要自己維護,且管理方便、安全性高,因此非常適合臺灣港務使用,能將省下來的時間讓IT人員專注於改善公司內部流程、倉儲系統的管理。

使用4年多從未收過垃圾信,操作問題幾乎可自行解決

即便公司甫成立就使用Gmail企業版,但難免有部分員工因過去習慣使用其他郵件服務仍需適應。然而在短暫的適應期過後,原來慣用其他郵件軟體的員工,因使用Gmail的四年多來親身體驗到從未收到垃圾信,如今反而成Gmail的愛用者。除此之外,在操作介面上如有任何問題,除了可以自行搜尋官方的資訊外,網路上也有相當豐富的操作教學資源。若真的無法自行處理的問題,也可以向TS Cloud的專員尋求支援協助,因此IT人員這四年來完全不必為公司電郵操心。

用雲端硬碟即時上傳、分享海上快遞貨物的照片

購買G Suite除了有Gmail企業版之外,還有Google雲端硬碟等可以使用。透過Google雲端硬碟,港口人員能將現場拍攝的海上快遞貨物照片,上傳到雲端硬碟中,並利用共用連結快速分享給相關同仁。比起過去使用電子郵件附件來傳送照片整理不易;用Google雲端硬碟除了可以一次上傳多張照片,也可以建立資料夾來整理照片,並進一步為資料設定共用權限,針對不同的對象設定存取權限,以保護照片與檔案的安全。

對於業務而言,外出拜訪客戶時可利用手機或平板,就能開啟雲端硬碟中的檔案。若客戶報價單或需求有所更動,也能現場修改資料,不需等回辦公室才能處理。此外,若外出時有文件需盡快列印寄送,也能夠將檔案連結分享給辦公室同仁馬上處理,便於應對比較緊急的情況。在搜尋檔案的速度上,放置在Google雲端硬碟中的檔案,因為能夠依據不同的條件進行搜尋,如時間、檔案類型、資料夾名稱等等,因此比起傳統文書辦公軟體,能更快找到需要的檔案。

負責專員感想

感謝臺灣港務國際物流在這四年間持續使用G Suite,在此次面談中我們除了能感受到王主任對於G Suite的滿意與信賴感,也獲得許多有用的使用回饋。在訪談過程中,印象最深刻的是王主任提到G Suite就像是「健達出奇蛋」一樣,讓人三個願望一次滿足,能幫公司節省郵件主機的硬體費用、IT人事成本、維護費用等等。除此之外,王主任也對G Suite的穩定度讚不絕口,甚至稱讚G Suite與Gmail公司電郵是他從事資訊管理20多年來使用度最滿意的服務!

由於王主任身為企業的資訊管理人,必須要為公司做長遠的規劃;而G Suite所帶來的效益正好可以減少公司的支出與資訊人員的時間成本,能夠將時間利用在更重要的事情上,為公司帶來更大的好處。因此看見臺灣港務國際物流能夠從G Suite的服務中得到這麼多的益處,我也非常為他們感到開心!

(業務執行 Joe)

照片為臺灣港務國際物流股份有限公司王主任與TS Cloud專員分享如何應用Hangouts視訊會議

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