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「藉由升級G Suite Business,加速跨部門作業流程且強化資安強度」

摘要

采盟數位媒體股份有限公司原為自行向Google官方購買G Suite,後為便於稅務申報而改由TS Cloud進行G Suite服務代理,並進一步升級為G Suite Business。以該例提供廣告行銷產業導入G Suite的考量與實際應用參考。

客戶基本資訊

公司名稱 采盟數位媒體股份有限公司
公司簡介 采億科技有限公司成立於2013年,主要服務為社群商務經營,不僅強化品牌印象與推廣,更以「玩粉絲」互動模組有效提升社群行銷轉換率。2015年更成立采盟數位媒體股份有限公司,提供更多樣化的整合性行銷相關創意、策略與媒體服務。
公司類型 廣告行銷公關業
公司規模 50人以下
導入時間 2017 年
采盟數位媒體與母公司采億科技透過G Suite常有跨公司的合作

使用成果

Before After
自行購買、沒有發票 經銷商提供發票,便於申報稅務
重要資料需要額外手動進行備份 專案等資料文件,雲端備份且可無陣痛轉移
升級前跨部門資料須手動新增權限 升級後資料權限可設定範圍,重要資料可輕鬆保存

效益

為了方便申報稅務,由自行向Google購買轉為經銷商代理服務

作為采億與采盟後台系統管理者的許先生表示:「一開始選用G Suite,是因為從學生時代以來習慣使用Gmail,因此對我而言,Google的產品一來熟悉、操作相當直覺;二來十分穩定,再加上Google旗下產品或服務多能用一個帳號去整合,不管是管理還是操作都較為便利。」決定使用G Suite後,初期是使用信用卡向Google購買。後來因為業務上與TS Cloud有所接觸,進而得知TS Cloud為Google經銷商,不僅提供G Suite導入服務,也能開立發票。基於方便公司報稅與銷帳作業,因此便從自行購買轉為由TS Cloud代理G Suite服務。

廣告業務等專案資料,不受人員與帳號異動影響

公司主要業務為Facebook經營與廣告業務,因此作業上經常需要分析廣告成效與轉換,而這部分主要使用Google Analytics、Google AdWords服務。以企業帳號開設並存取資料後,不僅不會因為人員離職或異動而發生資料不見或需要重新設定等問題,同時也避免了離職人員觀看資料或洩漏的可能。每個帳號的資料都可以在後台被保留,只須直接從管理介面進行資料轉移與權限變更即可。專案相關資料也不會因為換了執行人員或負責人員就發生無法回溯、存取的問題。

升級G Suite Business,縮短跨部門作業流程

為了有效管理跨部門業務與資料備份問題,因此升級至G Suite Business。由於Facebook經營上會有設計、社群小編、業務、廣告操作等各業務同時執行,資料與文件確認常需要跨部門來回確認,因此當一份文件要多位使用者共同編輯與確認時,必須手動加入帳號並設定權限相當麻煩。

而升級後的「小組雲端硬碟」功能則可以部門為單位,將資料夾以小組或專案為分界,讓相關人員加入,並給予各人不同權限進行管理,對跨部門的專案與文件溝通而言十分便利。

此外,欲升級的另一個因素則是因為Business版本提供「保管箱」功能。像是員工與廠商溝通時信件內容、雲端重要文件與Hangouts Chat內部對話等,都可提供管理者進行保留及搜尋。不用擔心資料被誤刪,取代以往救援資料的繁複作業流程。且日後若有法務等資料需求,也可從保存項目中建立規則來調閱相關資料,用以作為稽核且具備法律效應。

負責專員感想

感謝Sam在已經向Google刷卡購買、使用G Suite的情況下,願意轉移到TS Cloud,由我們為采盟服務。協助導入後了解到采盟內部初期主要使用Gmail信箱,因此特別針對G Suite其他功能運用給予了Sam一些應用層面的建議,如群組、Hangouts等,提升G Suite導入的活用價值。

去年底時,因為空間容量與小組雲端硬碟的需求,采盟正式升級成為G Suite Business版本,滿足內部在與客戶分享檔案上的需求、加強員工辦公的便捷性,並藉由G Suite的管理控制台讓Sam可以更加輕鬆的管理,且在有問題時也可以更直接的詢問,縮短解決問題的時間!

(業務執行 Rainnie )

TS Cloud專員向采盟數位媒體講解G Suite的新功能

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